Unternehmen setzen für moderne Kommunikation oftmals auf Tools wie Microsoft Teams. Ein entscheidender Vorteil mit dieser Software-Lösung ist die Flexibilität: Nicht nur interne Anrufe sind möglich, sondern auch der externe Kontakt – mit Kund:innen, Partner:innen oder Lieferant:innen. Somit ist Microsoft Teams eine Unified Communications-Lösung, die sämtliche Kommunikation aus einer Hand ermöglicht.
Dazu braucht es die Erweiterung Microsoft Teams Telefonie, mit der Unternehmen ihre alten PBX-Telefonanlagen ablösen. Die Mitarbeiter:innen telefonieren dann direkt aus einem Tool bei gleichzeitig geringeren Kosten. Im Folgenden wollen wir mögliche Fragen zur Microsoft Teams Telefonie beantworten.
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Was ist Microsoft Teams Telefonie?
Microsoft Teams ist ein Produkt von Microsoft zur Zusammenarbeit (Collaboration) von Teammitgliedern und Bestandteil der Office 365 / Microsoft 365 Suite. Es umfasst Funktionen wie etwa Chat, Videotelefonie, Screensharing und vieles mehr.
Bei Microsoft-Produkten ist es möglich, die klassische Sprachtelefonie ins öffentliche Telefonnetz (PSTN) zusätzlich zu aktivieren. Um als Unternehmen extern mit dem Microsoft Teams Client telefonieren zu können, benötigen Sie entweder die Microsoft-eigenen Anrufpläne (Calling Plans) oder Direct Routing von einem Telefonnetzbetreiber (Carrier) wie beispielsweise yuutel.
Was ist Direct Routing?
Die „Direct Routing“-Funktion von Microsoft schafft die Basis für die Verbindung der Office 365-Cloud über einen Session Border Controller (SBC) mit dem öffentlichen Telefonnetz.
Sie können damit Microsoft Teams erweitern, um eingehende und ausgehende Anrufe zu und von Mobil- oder Festnetzen zu verwalten. Und zwar genau wie bei einem herkömmlichen Telefonsystem. Hierbei ist Microsoft lediglich für die Software Microsoft Teams zuständig. Die Anbindung des Session Border Controller erledigt ein Telefonnetz-Anbieter. Er bietet zudem günstige Telefontarife an, was eine Direct Routing-Option auf Dauer lukrativ macht.
Neben dem Direct Routing gibt es die Möglichkeit der „Calling Plans“ von Microsoft. Dabei fungiert Microsoft als Provider und stellt selbst die Verbindung zwischen Microsoft Teams und dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) her, sodass MS Teams als Telefonanlage und zugleich für die Telefonie ins öffentliche Telefonnetz genutzt werden kann.
Da Microsoft selbst kein Telefonnetzbetreiber ist, fallen die Minutenpreise der Calling Plans vergleichsweise hoch aus – was die laufenden Kosten erhöht und das Modell für viele Unternehmen weniger attraktiv macht.
Sehen Sie im Video, wie Teams Telefonie mit Direct Routing funktioniert und wie Anrufe im Teams-Client abgewickelt werden: Microsoft Teams Telefonie – Funktionen und Interface
Was ist ein Session Border Controller und wofür wird er benötigt?
Ein Session Border Controller (SBC) ist eine Netzwerk-Komponente zur Verbindung von verschiedenen Rechnernetzen oder Rechnernetzen mit speziellen Sicherheitsanforderungen. Sie werden in IP-Telefonie-Netzwerken (VoIP) eingesetzt.
Sofern Sie nicht den Microsoft-eigenen Calling Plan einsetzen, ist für die Microsoft Teams Telefonie ein kompatibler, zertifizierter SBC notwendig. Dieser stellt die Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz dar.
Mehr Infos zu Teams Telefonie:
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Welche Vorteile hat Teams Telefonie für Unternehmen?
Die Zeichen in der Arbeitswelt stehen mittlerweile auf Remote Working und hybride Arbeitsmodelle. Einer Deloitte-Studie zufolge erwarten 82 % der Unternehmen, dass künftig mehr Mitarbeiter:innen Homeoffice in Anspruch nehmen werden. Auch der Internetkonzern Google rechnet damit, dass jeder fünfte Arbeitnehmer dauerhaft von zu Hause aus arbeiten wird.
Vielerorts wird jedenfalls ein Mix aus Homeoffice und Büroanwesenheit anvisiert. Damit effektive Kollaboration und Kommunikation innerhalb dieser modernen Arbeitsansätze gelingen können, braucht es entsprechende Kommunikationsstrukturen. Microsoft Teams-Telefonie verwirklicht einen solchen Unified Communications-Ansatz.
Eine einheitliche Telefonie-Lösung als Standard im gesamten Unternehmen (Compliance)
Der Einsatz von Microsoft Teams mit Direct Routing als einziges Telefonie-Tool sorgt für ein einheitliches Nutzererlebnis. Dies vereinfacht u.a. die zentralisierte Schulung von Mitarbeiter:innen sowie die Überwachung von Vorschriften.
Kostenersparnis durch Wegfall von Telefonie-Hardware
Mit einer Cloud Telefonie-Lösung für Microsoft Teams benötigen Unternehmen keine teure, lokale Telefonanlage (On-Premises) mehr am Standort. Firmen-Laptops und -Smartphones können einfach integriert werden.
Günstig telefonieren mit individuell angepassten Tarifen
Beim Wechsel auf einen neuen Provider für die Microsoft Teams Telefonie bekommen Sie in fast allen Fällen marktadäquate und gute Tarife ins österreichische Fest- und Mobilnetz sowie weltweit angeboten. Für interne Anrufe zwischen globalen Standorten fallen keine Kosten an.
Mehr Flexibilität durch einfache Skalierbarkeit
Benutzer können zentral zu Microsoft Teams hinzugefügt, entfernt und verwaltet werden – auch von Laien.
Bei yuutel ist die Integration von Cloud-Telefonie in Microsoft Teams bereits ab 10 Kanälen möglich. Die Anzahl der Kanäle kann jederzeit flexibel erweitert werden.
Welche Vorteile hat Teams Telefonie für Nutzer?
Eine Telefonie-Lösung für Microsoft Teams bietet besonders den einzelnen User:innen viele Vorteile. Besonders Nutzer:innen, die nicht am Bürostandort arbeiten oder viele externe Termine wahrnehmen, schätzen Microsoft Teams als zentrale All-in-one-Kommunikationslösung.
Alle Anrufe in einem Client, von jedem Endgerät und Standort aus
Telefongespräche können direkt im Microsoft Teams-Client eingehend und ausgehend zu jedem Telefonanschluss der Welt getätigt bzw. empfangen werden – egal ob es sich um eine Festnetz- oder Mobilnetznummer handelt. Möglich ist das von jedem internetfähigen Endgerät aus, auf dem Microsoft Teams installiert ist – Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone.
Einheitliche Benutzeroberfläche für externe und interne Kommunikation
Mit Microsoft Teams als Telefonanlage können Anrufe innerhalb der Organisation sowie externe Telefonate über dasselbe, bekannte Interface abgewickelt werden. Integriert sind auch Chat-Nachrichten, Termineinladungen und Dienste wie z.B. Filesharing. Den Nutzer:innen bleiben Medienbrüche erspart – die Bedienung wird einfacher und effizienter.
Telefonieren mit der gewohnten Büronummer
Mitarbeiter:innen im Homeoffice oder Außendienst bleiben unter der bekannten Festnetz- oder Servicerufnummer inklusive Durchwahl erreichbar. Der Kontakt zu Kund:innen muss nicht über eine Handynummer erfolgen, die diesen im schlimmsten Fall gar nicht bekannt ist.
yuutel portiert bei einem Umstieg auf einen yuuconnect SIP Trunk für Teams Telefonie Ihre bestehenden Rufnummern kostenlos.
Teams Telefonie vs. klassische VoIP-Lösung – wo liegen die Unterschiede?
Unsere Kund:innen fragen uns häufig, welche Telefonie-Lösung am besten zu ihrem Unternehmen passt. Die Antwort hängt von den individuellen Anforderungen, den internen Abläufen und den eingesetzten Tools ab.
Unternehmen, die Microsoft Teams bereits nutzen und eine unkomplizierte Business-Telefonie benötigen, sind mit der Microsoft Teams Telefonie-Erweiterung bestens beraten. Wird Teams hingegen nicht verwendet oder bestehen komplexere Anforderungen – etwa im Contact-Center-Bereich – bietet eine Cloud-basierte VoIP-Telefonanlage deutlich mehr Flexibilität und Funktionen.
Zur besseren Orientierung haben wir die wichtigsten Funktionen und Unterschiede beider Lösungen für Sie übersichtlich gegenübergestellt (Stand: Oktober 2022).
Was brauche ich für Teams Telefonie via Direct Routing?
Um Ihre Telefonie über Direct Routing in Microsoft Teams einzubinden, sind lediglich drei zentrale Voraussetzungen erforderlich:
1. Microsoft Lizenzen
Für jeden Microsoft bzw. Office 365 Nutzer, der in das öffentliche Telefonnetz telefonieren können soll, benötigen Sie eine Microsoft Teams Phone-Lizenz.
2. Session Border Controller
Einen kompatiblen, zertifizierten Session Border Controller (SBC), den Ihnen Ihr Telefonnetzbetreiber in seiner Cloud als redundante Ausführung zur Verfügung stellt.
3. SIP Trunk
Die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz erfolgt über einen speziellen SIP Trunk, der von einem Telefonnetzanbieter bereitgestellt wird.
Was Sie nicht mehr benötigen: klassische Telefonanlagen-Hardware oder separate Tischtelefone – Ihre gesamte Telefonie läuft direkt über Microsoft Teams. Sämtliche Telefonanlagen-Funktionen werden in der Cloud des Telefonnetzbetreibers bereitgestellt.
Welche Lizenzen benötige ich für die Teams Telefonie?
Microsoft bietet seine Softwarelösungen in unterschiedlichen Lizenzstufen mit variierendem Funktionsumfang an. Microsoft Teams ist in vielen Office-Paketen bereits enthalten und ermöglicht interne Kommunikation über Chat und Video-Meetings.
Für externe Telefonie ins öffentliche Netz (PSTN) wird jedoch das kostenpflichtige Add-on „Teams Phone Standard“ benötigt. Dieses kann zu bestimmten Lizenzen hinzugebucht werden – einige enthalten es bereits standardmäßig.
Anbieter für Teams Direct Routing finden: Worauf sollte ich achten?
Damit Sie vor und während des Umstiegs optimal unterstützt werden und Microsoft Teams erfolgreich als Telefonie-Lösung einsetzen können, sollten Sie bei der Auswahl des Telekom-Netzbetreibers auf einige wichtige Kriterien achten.
Diese Voraussetzungen sollte der ideale Netzbetreiber erfüllen:
Viel Erfahrung
Der Netzbetreiber ist ein etabliertes Unternehmen am Markt und hat ausreichend Erfahrung mit der Umsetzung von Teams-Telefonie-Anbindung.
Microsoft Teams Trusted Advisor
Das Unternehmen wird von Microsoft empfohlen.
Günstige Tarife
Der Netzbetreiber bietet günstige Telefontarife zu Fest- sowie Mobilnetzen, insbesondere in jene Länder, in die Sie ein hohes Telefonie-Aufkommen haben.
Persönliche Beratung
Sie bekommen bereits vor und während des Umstiegs den Support, den Sie benötigen und Sie haben eine persönliche Ansprechperson.
24/7 Support
Eine rund um die Uhr verfügbare Hotline steht Ihnen bei technischen Problemen jederzeit zur Verfügung.
Referenzen & Case Studies
Andere Kunden haben positive Erfahrungen mit dem Anbieter gemacht.
Skalierbare Lösung
Sie können die Kapazitäten Ihrer Teams Telefonie-Lösung flexibel erweitern.
Komplettanbieter
Der Netzbetreiber stellt zusätzlich Telekommunikationsdienste wie Servicerufnummern oder erweiterte Telefonie-Funktionen bereit. Bei Bedarf kann auch eine Hybridlösung mit einer Cloud-Telefonanlage umgesetzt werden – etwa zur Einbindung analoger Geräte wie Faxgeräte oder Türöffner.
Wie lässt sich Teams Telefonie per Direct Routing integrieren?
Ihr Netzbetreiber verbindet Microsoft Teams über Direct Routing und einen zertifizierten Session Border Controller (SBC) sicher mit dem öffentlichen Telefonnetz.
Dazu sind 5 Schritte notwendig:
Dokumentieren Sie Ihre IST-Anforderungen:
Überlegen Sie im Vorfeld, welche Telefonie-Funktionen und Anwendungen Sie bereits verwenden bzw. welche Sie künftig verwenden möchten. Befragen Sie dazu auch Ihre Mitarbeiter:innen bzw. Kolleg:innen!
Klären Sie ab, welche Variante von Microsoft Teams-Telefonie die richtige für Sie ist:
Je nach Anforderungsprofil reicht eine „reine“ Telefonie-Lösung via Microsoft Teams für Ihr Unternehmen aus. Unter Umständen empfiehlt sich aber eine Hybrid-Lösung (Fax, DECT, analoge Endgeräte etc.) in Kombination mit einer Cloud-Telefonanlage.
Bestellen Sie die erforderlichen Microsoft/Office 365-Lizenzen:
Kontaktieren Sie Ihren zertifizierten Microsoft-Partner und ordern Sie die benötigte Anzahl an Teams Phone-Lizenzen.
Entscheiden Sie sich für einen qualifizierten Telefonnetzbetreiber:
Bestellen Sie bei diesem einen Direct Routing-fähigen Teams-Trunk für die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz. Zusätzlich benötigen Sie einen kompatiblen, zertifizierten Session Border Controller (SBC). Der yuuconnect SIP Trunk für MS Teams von yuutel enthält beide Komponenten.
Richten Sie Microsoft Teams Telefonie ein:
Um den MS Teams Trunk kümmert sich Ihr kompetenter Netzbetreiber. Zusätzlich müssen in Ihrem Teams-Admin Center einige Konfigurationen vorgenommen werden. Das können Sie entweder mit den internen Microsoft-Spezialist:innen in Ihrem Unternehmen erledigen – oder Sie beauftragen Ihren Microsoft Partner bzw. ordern ein entsprechendes Support-Package beim Netzbetreiber.
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Wie funktioniert ein externer Anruf via Teams Telefonie?
In Microsoft Teams wählen Sie im Reiter „Anrufe“ entweder eine externe Rufnummer über das Ziffernfeld (Dialpad) oder direkt einen Namen aus und starten den Anruf mit einem Klick auf „Anruf“ – schon sind Sie verbunden. Sollte das Dialpad nicht sofort sichtbar sein, warten Sie ein paar Minuten und starten dann den Teams-Client neu.
Kann Teams Telefonie meine Telefonanlage vollständig ersetzen?
Mit der Integration von VoIP-Telefonie in Microsoft Teams lassen sich viele Anforderungen an moderne Business-Telefonie umsetzen.
Zahlreiche praktische Telefonie-Funktionen sind standardmäßig in MS Teams integriert, wie zum Beispiel:
Gespräche annehmen, vermitteln und weiterleiten
Anrufe von einem Gerät auf ein anderes weiterleiten
Mit Headset über Computer/ Laptop telefonieren
Rufweiterleitungen, Vertretungen und Ringrufgruppen einrichten
Abspielen von Begrüßungsansagen und Warteschleifen
Voicebox mit Spracherkennung und automatischer Zustellung in Ihren Posteingang
Einige Telefonie-Funktionen lassen sich mit einer reinen Microsoft Teams-Lösung nicht umsetzen. Für den vollen Funktionsumfang empfiehlt sich daher eine Hybrid-Lösung – also die Kombination aus Microsoft Teams-Telefonie und einer cloud-basierten VoIP-Telefonanlage.
Das gilt insbesondere für:
die Einbindung bestehender SIP-Tischtelefone oder DECT-Endgeräte
die Anbindung von analogen Geräten wie Türöffner, Faxgerät, Frankiermaschine
Callcenter-Funktionen inklusive Reporting
Wie gut funktioniert Teams Telefonie in der Praxis?
Teams wurde von Microsoft in den letzten Jahren konsequent weiterentwickelt und bietet heute weit mehr als klassische Telefonie-Funktionen. Viele Unternehmen – vom Start-up bis zum Konzern – setzen daher auf Teams als zentrale Kommunikationsplattform.
Besonders geschätzt wird die nahtlose Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle: Mitarbeitende telefonieren und kollaborieren gleichermaßen bequem im Büro wie im Homeoffice. Regelmäßige Updates, insbesondere im Bereich Sicherheit, sorgen zudem dafür, dass Microsoft Teams Telefonie eine zukunftssichere Lösung bleibt.
Kann ich über Teams Notrufnummern wählen?
Ja, das ist möglich – vorausgesetzt, die Funktion wurde in Microsoft Teams korrekt eingerichtet. Wichtig zu wissen: Beim Absetzen eines Notrufs über Teams wird jener Notrufbetreiber angesteuert, welcher der Ortsvorwahl Ihrer Anschlussnummer zugehörig ist.
Brauche ich Hardware für jeden zusätzlichen Teilnehmer?
Nein. Bestehende Nutzer:innen des Microsoft Teams-Clients können nach der Einrichtung auch ins öffentliche Telefonnetz telefonieren – ohne zusätzliche Hardware. Die benötigte Infrastruktur wird vollständig vom Telefonnetz-Anbieter bereitgestellt.
Was kostet das Telefonieren über Teams?
1. Calling Plans (Microsoft):
Microsoft bietet eigene Anrufpläne an, die jedoch im Vergleich zu anderen Lösungen meist teurer sind. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Microsoft-Website.
2. Direct Routing (über Telefonnetzbetreiber):
Deutlich günstiger ist das Direct Routing über einen unabhängigen Netzbetreiber wie yuutel. Dabei wird die Verbindung ins öffentliche Telefonnetz über einen Session Border Controller (SBC) hergestellt – entweder im Eigenbetrieb oder als gehostete Variante. Unternehmen profitieren hier von niedrigeren Gesprächskosten und einem insgesamt kosteneffizienteren Betrieb gegenüber den Microsoft Calling Plans.
Aktuelle Preisinfos zu unserem Teams-SIP Trunk finden Sie hier:
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Wie sind die Erfahrungen mit Teams Telefonie?
Unsere Kund:innen berichten durchwegs positiv: Die Gesprächsqualität wird als ausgezeichnet empfunden, und die zentrale Verwaltung aller Anrufe und Meetings in einem einzigen Client sorgt für spürbare Effizienz im Arbeitsalltag.
Besonders geschätzt werden außerdem die schnelle Einrichtung und die intuitive Benutzeroberfläche, mit der Mitarbeiter:innen sofort produktiv arbeiten können.