Kundenstory BBU

Telefonie-Integration in Microsoft Teams als UC-Lösung

28 Standorte in sechs Monaten: Wie die BBU eine Cloud-Telefonie-Lösung in MS Teams realisierte

Keine vorhandene Infrastruktur, nur sechs Monate Zeit: Die Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen (BBU) baute in kürzester Zeit eine komplett neue Telefonie- und IT-Infrastruktur für 28 Standorte in ganz Österreich auf. Dabei setzten die Verantwortlichen auf die cloudbasierte Telefonie-Lösung für Microsoft Teams von yuutel.

Unified Communications

750 Mitabeiter/innen telefonieren mit yuu Connect für Microsoft Teams direkt im Teams-Client mit ihrer Festnetznummer. Intelligente Telefonanlagen-Features und Funktionen von MS Teams, z.B. Chat oder Videokonferenzen, werden in einem einzigen Tool kombiniert.

Infrastrukturlos

Durch die Integration der Cloud-Telefonanlage in MS Teams musste die BBU keine eigene Telefonie-Infrastruktur aufbauen. Auch der laufende Betrieb und die Wartung verursachen nicht viel Aufwand.

Nutzeranzahl flexibel anpassen mit Microsoft Teams-Telefonie von yuutel

Mehr Flexibilität

Die BBU muss auch in Zukunft flexibel auf mögliche Standortänderungen reagieren können. Die Anzahl der Kanäle kann je nach Bedarf flexibel angepasst werden. An den einzelnen Standorten ist keine physische Infrastruktur notwendig.

Über die BBU

Die Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen (BBU) kümmert sich um die rechtliche, soziale und medizinische Versorgung, Betreuung und Unterstützung hilfs- und schutzbedürftiger Fremder in Österreich. An 28 Standorten sind mehr als 750 Mitarbeiter/innen in den Geschäftsbereichen Grundversorgung, unabhängige Rechtsberatung und Rückkehrberatung tätig.

Die Kundenanforderung

Im Jahr 2020 stand die neu gegründete Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen (BBU) vor einer Mammutaufgabe: Innerhalb von nur sechs Monaten sollte eine komplett neue Telefonie- und IT-Infrastruktur für 28 Standorte in ganz Österreich aufgebaut und in Betrieb genommen werden. Ein agiler Projektansatz und cloudbasierte Lösungen waren gefragt. Hinsichtlich der Telefonie wurde beschlossen, Microsoft Teams als integrierte IP-Telefonanlage zu nutzen. Mit yuutel als qualifiziertem Telekom-Netzbetreiber und Microsoft Teams Trusted Advisor gelang die rasche Anbindung von Microsoft Teams an das öffentliche Telefonnetz. Das Ergebnis: Mehr als 750 Mitarbeiter/innen telefonieren über die Direct Routing-Funktion direkt aus dem Microsoft Teams-Client mit ihrer persönlichen Rufnummer.

Die yuutel Lösung

In sechs Monaten vom IT-Leitbild zum Echtbetrieb: Mit dem yuu Connect SIP Trunk konnte die BBU rasch und unkompliziert eine standortübergreifende IP-basierte Telefonanlage in Microsoft Teams aufbauen.

Individuelle Telefonanlage für jeden Geschäftsbereich
Die Telefonie-Lösung in MS Teams wurde in Form mehrerer kleiner Telefonanlagen aufgebaut, die genau auf die Bedürfnisse der einzelnen Geschäftsbereiche konfiguriert werden können. Dazu zählen z.B. Anrufwarteschlagen (Calling Queues) und automatische Telefonanlagen (Auto Attendant/IVR).
Eine Rufnummer auf allen Endgeräten
Die BBU Mitarbeiter/innen empfangen eingehende Anrufe direkt im MS Teams-Client und telefonieren mit ihrer persönlichen Festnetznummer hinaus. Die gesamte Telefonie funktioniert ortsunabhängig auf jedem Endgerät – Tischtelefon, Smartphone, Laptop oder PC.
Wunschtelefonnummern für 750 Personen
yuutel organisierte über die Regulierungsbehörde, dass die Mobilnummern der Mitarbeiter/innen über dieselben vierstellige Durchwahlen wie ihre Festnetznummern verfügen. Jedes Teammitglied hat außerdem eine persönliche Faxnummer.
Mehr Effizienz durch Self-Service
Die Zuweisung der Benutzer zu den Telefonnummern erfolgt über Verteilergruppen, die von den Benutzern selbständig verwaltet werden können.
Sinnvolle Planung durch Analyse der Telefonie
Die Telefonie-Integration erlaubt via Dashboard umfangreiche Einblicke in die Telefonie- bzw. UC-Entwicklung (Gesprächsvolumen, Telefonanrufe, Chats, Meetings etc.). Diese Daten und Fakten bilden eine gute Planungsgrundlage für die Zukunft.
Geringer Wartungsaufwand
Die infrastrukturlose Telefonanlage in MS Teams wird gemeinsam mit der restlichen IT-Infrastruktur von einem nur 4-köpfigen Servicedesk-Team betrieben und gewartet. Regelmäßige Updates und neue Features werden automatisch eingespielt.

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Das sagt unser Kunde über yuutel

„Die Kompetenz des erfahrenen yuutel Teams hat wesentlich dazu beigetragen, dass wir unsere Telefonie-Lösung in Microsoft Teams so rasch und reibungslos umsetzen konnten.“

Helmut Schindlwick ehem. Chief Information Officer – BBU