28 Standorte in sechs Monaten: Cloud-Telefonie mit Microsoft Teams für die BBU
Ohne bestehende Infrastruktur und mit nur sechs Monaten Zeit stand die Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen (BBU) vor einer großen Herausforderung: Der Aufbau einer vollständigen IT- und Telefonie-Landschaft für 28 Standorte in ganz Österreich.
Die Lösung für die Telefonie: eine moderne, cloudbasierte SIP Trunk-Anbindung an Microsoft Teams – umgesetzt gemeinsam mit yuutel.
Österreichweit nutzen 750 Mitarbeiter:innen den yuuconnect SIP Trunk, um direkt im Teams-Client mit ihrer gewohnten Festnetznummer zu telefonieren. Intelligente Telefonanlagen-Funktionen kombiniert mit den Features von MS Teams – wie Chat, Videokonferenzen und Collaboration – bündeln die gesamte Kommunikation in einem zentralen Tool.
Unified Communications
Dank der Cloud-Telefonie-Integration in Microsoft Teams musste die BBU keine eigene Telefonie-Infrastruktur aufbauen. Auch Betrieb und Wartung erfolgen ohne großen Aufwand – effizient, sicher und zukunftssicher.
Infrastrukturlose Telefonie
Die BBU bleibt auch künftig anpassungsfähig: Neue Standorte oder Anpassungen lassen sich ohne großen Aufwand umsetzen. Die Anzahl der Sprachkanäle kann je nach Bedarf erweitert oder reduziert werden – ganz ohne physische Infrastruktur vor Ort.
Mehr Flexibilität
Die Kundenanforderung
2020 stand die neu gegründete Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen (BBU) vor einer gewaltigen Aufgabe: Innerhalb von nur sechs Monaten musste eine komplette IT- und Telefonie-Infrastruktur für 28 Standorte in ganz Österreich aufgebaut und betriebsbereit sein.
Gefragt waren ein agiler Projektansatz und cloudbasierte Lösungen. Für die Telefonie entschied sich die BBU, Microsoft Teams als integrierte IP-Telefonanlage einzusetzen.
Mit yuutel als erfahrenem Telekom-Netzbetreiber und Microsoft Teams Trusted Advisor gelang die schnelle und zuverlässige Anbindung an das öffentliche Telefonnetz. Heute telefonieren über 750 Mitarbeiter:innen via Direct Routing direkt im Microsoft Teams-Client mit ihrer persönlichen Festnetznummer.
Über die BBU
Die Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen (BBU GmbH) ist eine bundesstaatliche Einrichtung in Österreich, die im Auftrag des Bundes Aufgaben rund um Versorgung, Betreuung, Rechtberatung und Rückkehrhilfen für Schutzsuchende wahrnimmt.
An 28 Standorten arbeiten über 750 Mitarbeiter:innen in den Bereichen Grundversorgung, unabhängige Rechtsberatung und Rückkehrberatung.
Seit Anfang 2021 ist die BBU außerdem gesetzlich dazu befugt worden, die Rechtsberatung von Asylwerbenden in Asylverfahren durchzuführen.
Die yuutel Lösung
In sechs Monaten vom IT-Leitbild zum Echtbetrieb: Mit dem yuuconnect SIP Trunk konnte die BBU in Rekordzeit eine standortübergreifende, IP-basierte Telefonanlage in Microsoft Teams aufbauen – einfach, flexibel und zukunftssicher.
Die Lösung in MS Teams wurde in Form mehrerer eigenständiger Telefonanlagen umgesetzt, die sich exakt an die Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche anpassen lassen. Features wie Anrufwarteschlangen (Calling Queues) oder automatische Telefonzentralen (Auto Attendant/IVR) sorgen für effiziente Abläufe.
Individuelle Telefonie für jeden Geschäftsbereich
Mitarbeiter:innen nutzen ihre persönliche Festnetznummer direkt im MS Teams-Client – eingehend wie ausgehend. Egal ob Tischtelefon, Laptop, Smartphone oder PC: die Telefonie funktioniert ortsunabhängig und geräteübergreifend.
Eine Rufnummer auf allen Endgeräten
yuutel koordinierte über die Regulierungsbehörde, dass die Mobilnummern der Mitarbeiter:innen die gleichen vierstelligen Durchwahlen wie ihre Festnetznummern erhielten. Zusätzlich bekam jedes Teammitglied eine persönliche Faxnummer.
Wunschnummern für 750 Personen
Die Verwaltung läuft größtenteils im Self-Service: Benutzer:innen können über Verteilergruppen selbstständig Telefonnummern zuweisen oder ändern.
Mehr Effizienz durch Self-Service
Ein Dashboard bietet detaillierte Einblicke in die gesamte Kommunikationsnutzung – von Gesprächsvolumen über Anrufverläufe bis hin zu Chats und Meetings. Diese Daten bilden die Basis für fundierte Planungen.
Sinnvolle Planung durch Analyse
Die infrastrukturlose Lösung wird von einem nur vierköpfigen Servicedesk-Team betrieben. Updates und neue Features werden automatisch eingespielt – ohne zusätzlichen Aufwand für die BBU.
Minimaler Wartungsaufwand
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Das sagt unser zufriedener Kunde
„yuutel bietet Top-Qualität und hohe Lösungskompetenz zu fairen Preisen. Jede Anfrage wurde sofort beantwortet und der Betrieb läuft seitdem absolut problemlos.“