Skalierbare und zentral administrierbare VoIP-Telefonanlage statt Nebenstellen-Chaos
Die VKKJ (Verantwortung und Kompetenz für besondere Kinder und Jugendliche) ist ein privater, gemeinnütziger Verein, der Kinder und Jugendliche mit besonderen Bedürfnissen in einem interdisziplinären Setting untersucht und behandelt.
Mit dem Umstieg auf eine moderne, cloudbasierte VoIP-Telefonanlage verfolgte die Geschäftsführung das Ziel, die Telefonie aller Standorte zu vereinheitlichen und zugleich Administration sowie Kostenverrechnung zu vereinfachen.
Die gesamte Telefonanlage der VKKJ lässt sich standortübergreifend zentral verwalten. So können Telefonansagen und Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter:innen einfach und einheitlich gesteuert werden.
Zentral administrierbar
Die gemeinsam entwickelte Nebenstellensystematik der yuuphone Cloud-Telefonanlage ist direkt an die Kostenstellensystematik der VKKJ angelehnt. Dadurch wird die Verrechnung von Leistungen deutlich vereinfacht und beschleunigt.
Logische Nebenstellen
Die VKKJ ist mit der neuen Lösung bestens auf laufende Personalwechsel und Standorterweiterungen vorbereitet. Neue Mitarbeiter:innen und Betreuungseinrichtungen lassen sich schnell und unkompliziert integrieren.
Einfach skalierbar
Die Kundenanforderung
Aufgrund der Vereinsstruktur musste die VKKJ neun unterschiedliche Telefonsysteme mit unterschiedlichem Alter und Restnutzungsdauer betreiben. Die Administration war oft nur direkt vor Ort möglich und mit erheblichem Aufwand verbunden.
Zudem fehlte ein einheitliches Nebenstellensystem, das die Kostenstellenlogik der Organisation abbildet. Die korrekte Zuordnung verursachte durch die notwendige Weiterverrechnung zusätzliche Aufwände.
Um die Systeme zu vereinheitlichen und eine zentrale Verwaltung zu ermöglichen, entschied sich die Geschäftsführung für den Umstieg auf eine moderne IP-basierte Telefonanlage.
Über VKKJ
Die VKKJ (Verantwortung und Kompetenz für besondere Kinder und Jugendliche) ist eine gemeinnützige Organisation, die junge Menschen mit besonderen Bedürfnissen in einem interdisziplinären Setting untersucht und behandelt. 1975 von betroffenen Eltern gegründet, betreut sie heute mit rund 300 Mitarbeiter:innen jährlich etwa 7.000 Patient:innen.
Als eine der führenden Einrichtungen im pädiatrischen Bereich vereint die VKKJ neben dem ursprünglichen Verein mit Verwaltung, Geschäftsführung und dem Tageszentrum Wiener Neustadt auch neun Ambulatorien in Wien und Niederösterreich unter einem Dach.
Die yuutel Lösung
Die Anforderungen der VKKJ konnten mit der yuuphone Cloud-Telefonanlage und yuutel als erfahrenem Telefonie-Partner optimal umgesetzt werden. Die Umstellung erfolgte von November 2021 bis Jänner 2022 an sechs von neun Standorten – unterbrechungsfrei im laufenden Betrieb und individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtungen angepasst.
Die VKKJ verfügt nun über eine einheitliche Telefonanlage für alle Außenstellen, die zentral gewartet und gesteuert werden kann. Über das Online-Admin-Portal lassen sich Telefonansagen sowie komplexe An- und Abwesenheitszeiten einfach und standortübergreifend verwalten.
Zentrale Administration
Mit dem VoIP-Umstieg präsentiert sich die VKKJ nach außen mit einem konsistenten Telefonie-Auftritt – von Ansagen bis zu Warteschleifen. Zwei Standorte verfügen über neuere physische TK-Anlagen, welche vorerst in Betrieb bleiben und später integriert werden.
Einheitliches Telefonie-System
Die Nebenstellenlogik wurde direkt an die Kostenstellenstruktur der VKKJ angepasst. So lässt sich bereits anhand der Nebenstelle die jeweilige Kostenstelle und Organisationseinheit eindeutig ableiten – was die Verrechnung erheblich vereinfacht.
Durchgängiges Nebenstellen- und Verrechnungskonzept
Mitarbeiter:innen können unkompliziert hinzugefügt oder deaktiviert werden, laufende Personaländerungen lassen sich zeitnah umsetzen. Auch zukünftige Standorte können problemlos integriert werden.
Einfache Skalierbarkeit
Die yuuphone Cloud-Telefonanlage funktioniert als Desktop App auf PC oder Laptop sowie als Mobile App auf bestehenden Smartphones – zusätzliche Hardware ist nicht erforderlich.
Reduktion der Hardware-Abhängigkeit
Durch die Umstellung konnten die laufenden Betriebskosten der Telefonie um rund 25 % gesenkt werden.
Kostenersparnis
Jetzt Cloud-Telefonanlage konfigurieren:
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Das sagt unser zufriedener Kunde
„Das Team von yuutel hat uns sehr dabei geholfen, unsere komplexe Kommunikationsanforderung so umzusetzen, dass wir für zukünftige Herausforderungen sowohl in technischer wie auch in finanzieller Hinsicht bestmöglich gerüstet sind.“