So machen Sie Ihre Telefonie fit für hybrides Arbeiten

Seit Corona mussten sich viele Unternehmen auf Homeoffice einstellen. Neben Remote Access zum Arbeits-PC betrifft das auch die Telefonie.

Viele bestehende Telefonie-Systeme in Unternehmen sind darauf nicht vorbereitet bzw. einfach zu alt für die erforderlichen Funktionalitäten. Falls Sie Ihre Telefonanlage Homeoffice-tauglich machen wollen, finden Sie in diesem Blogbeitrag einen Überblick über die Anforderungen für hybrides Arbeiten und Remote Working.

Ortsunabhängige Erreichbarkeit

Für Homeoffice gilt: Der physische Arbeitsort darf keine Einschränkung für die Telefonie-Lösung darstellen!

Egal, ob aus dem Büro, zu Hause oder auf Dienstreise – die Erreichbarkeit unter der gewohnten Büro-Festnetznummer muss immer gegeben sein. Anrufe, die zum Beispiel per Handy-App oder Softclient am PC gestartet werden, müssen mit der Büronummer beim Anrufer angezeigt werden. Denn nur so ergibt sich ein einheitlicher Auftritt nach außen.

Tipp: Einen besonderen Vorteil bietet hier ein sogenannter Webclient. Dieser muss nicht extra installiert werden, sondern läuft im Browser des PC oder Laptops. Folglich sind auch keine Updates oder Upgrades des Clients notwendig.

Paralleles Läuten auf Handy oder Mobile App

Eine modernes Telefonie-System bietet optional folgendes Feature: Anrufer:innen werden auf mehreren Endgeräten angeläutet („Paralleles Läuten“). Als Benutzer muss es möglich sein, einfach per App bzw. Softclient festzulegen, welche Endgeräte läuten sollen und welche nicht.

Eine simple Rufweiterleitung, wie das in der Vergangenheit oft realisiert wurde, ist nicht mehr zeitgemäß. Für paralleles Läuten sollte sie nicht mehr verwendet werden.

Im Homeoffice ist es für die Kollegen:innen im Büro angenehmer, wenn der Tischapparat bei Anruf nicht ständig läutet. Das parallele Läuten sollte sich nicht nur auf Apps und Softclients beschränken, sondern auch bei „beliebigen“ Rufnummern mitläuten. Nur so kann die Erreichbarkeit wie gewünscht jederzeit sichergestellt werden – damit kein Anruf verloren geht.

Flexible Telefonie-Lösung statt mehrerer Handys

Die Verwendung mehrerer Handys, um Firmentelefonie von privater Telefonie zu trennen, ist veraltet. Sie ist nur in speziellen Fällen notwendig. Um paralleles Läuten einfach und flexibel selbst einzurichten, ist nur mehr ein Handy notwendig.

Es ist ganz simpel: Die Wahl des Dialers (App, die zum Wählen verwendet wird) entscheidet, ob der Anruf privat oder für das Unternehmen stattfindet. Hier unterscheiden sich natürlich die mitgesendeten Rufnummern. Moderne, flexible Telefonie-Lösungen erlauben es, anstatt der geografischen Büronummer,  entsprechende Servicenummern (z.B. eine 0800-Nummer) abgehend zu verwenden.

Tischapparate sind nicht mehr notwendig

Früher war das Telefonieren ohne Tischapparat schlicht nicht möglich. Das hat sich mit der Einführung der VoIP-(Voice-over-IP)-Technologie schlagartig geändert. Moderne Telefonie-Lösungen benötigen keine Telefonapparate mehr. Sie unterstützen sogenannte „Softclients“ sowohl am Handy als auch am PC.

Zusätzlich können Webclients eingesetzt werden, die nur einen aktuellen Browser benötigen. Und zwar unabhängig vom verwendeten Betriebssystem bzw. der Hardware (PC, Mac, Handy, Chromebook etc.).

Auch mit VoIP-Telefonie ist es natürlich möglich, bei Bedarf SIP-fähige Tischtelefone zu verwenden. Gerade als „Notfalltelefon“ bei Vermittlungen ist das sinnvoll: In diesem Bereich darf der Ausfall des PCs oder Handys zu keinen Unterbrechungen der Erreichbarkeit führen.

Im Video räumt yuutel Geschäftsführer Markus Buchner mit den
5 häufigsten Bedenken im Hinblick auf VoIP-Telefonie auf.

Business Telefonie-Lösungen für das Homeoffice

Die bereits beschriebenen Anforderungen für das Telefonieren in hybriden Arbeitssettings lassen wohl viele Business-Telefonanlagen alt aussehen. Das führt zur nächsten Frage: Welche Lösungen gibt es, die hybrides Arbeiten voll unterstützen? Hier sind vor allem zwei Lösungen zu empfehlen: Microsoft Teams Telefonie oder eine IP-basierte Telefonie-Lösung aus der Cloud.

Microsoft Teams um die Telefonie-Funktion erweitern (Mobil- und Festnetz) 

Das beliebte Kollaborations-Tool Microsoft Teams kommt bereits in vielen Unternehmen für die interne Kommunikation zum Einsatz. Es bietet sich daher an, Teams auch für die externe Kommunikation, das bedeutet die Telefonie ins öffentliche Telefonnetz, zu verwenden.

Im Idealfall ist diese Telefonie-Erweiterung für MS Teams ohne weitere Hardware (SBC) vor Ort möglich sein. Der Vorteil: Mit dem Add-on Microsoft Teams Telefonie gibt es keinen Medienbruch mehr Teams, um ins Fest- oder Mobilnetz zu telefonieren. Und: Der Microsoft Teams-Client ist für PC, mobile Endgeräte sowie als reiner Webclient verfügbar. Folglich kann Teams jederzeit und auf jedem Endgerät verwendet werden.

Für die Telefonie in MS Teams sind von Microsoft zertifizierte Tischapparate erhältlich, die bei Bedarf verwendet zusätzlich werden können. Gute Telefonie-Lösungen bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Funktionen die Teams nicht bietet, trotzdem bereitstellen zu können. Dabei handelt sich z.B. um analoge Schnittstellen für Torsprechstellen, Schrankensysteme oder das oftmals totgesagte Fax.

Welche IP-basierte Telefonie-Lösung passt zu Ihnen?

Sie sind unschlüssig, ob eine VoIP- bzw. Cloud-Telefonanlage oder doch eine Telefonie-Lösung für MS Teams Ihre Bedürfnisse und Anforderungen für das hybride Arbeiten optimal abdeckt? Der kostenlose Cloud-Telefonanlagen-Selbsttest von yuutel sagt Ihnen nach wenigen Klicks, welche Telefonie-Lösung sich am besten für Ihr Unternehmen eignet.

Wie ist es um Ihre Telefonanlage bestellt? Erfüllt sie die genannten Anforderungen für hybrides Arbeiten? Wenn nicht, lassen Sie uns reden! Unsere erfahrenen Spezialistinnen und Spezialisten beraten Sie gerne unverbindlich und persönlich – kontaktieren Sie uns!