Homeoffice und hybrides Arbeiten haben klassische Telefonanlagen in den letzten Jahren an ihre Grenzen gebracht. Ruft beispielsweise eine Kundin im Support an, darf sie nicht merken, ob der zuständige Mitarbeiter gerade im Büro sitzt oder von zu Hause aus arbeitet.
Genau hier setzt IP-basierte Telefonie an. Firmen bleiben erreichbar und flexibel, Mitarbeitende telefonieren unter der gewohnten Festnetznummer – unabhängig von Standort und Endgerät.
Die nächste Entscheidung: eigene VoIP-Anlage oder Cloud Telefonanlage? Bei einer Cloud-Lösung laufen die Funktionen als Software-as-a-Service, Wartung und Betrieb sind inklusive. Über ein Drittel aller VoIP-Nutzer:innen in Österreich setzt bereits auf eine solche Cloud Telefonie-Lösung.
Dieser Ratgeber vergleicht beide Varianten, nennt die nötigen Voraussetzungen und ordnet die Kosten ein.
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Definition: Was ist Cloud Telefonie?
Cloud-Telefonie basiert auf Voice-over-IP: Sprache wird nicht mehr über klassische ISDN-Telefonleitungen übertragen, sondern in digitale Datenpakete zerlegt und übers Internet verschickt. Die gehostete Variante dieser Technik – auch Cloud-Telefonanlage oder Hosted PBX genannt – funktioniert komplett On-Demand.
Der Unterschied zur On-Premises-Lösung liegt im Standort der Hardware. Bei On-Premises steht der Telefonanlagen-Server im eigenen Serverraum. Bei Cloud-Telefonie steht er in einem externen Rechenzentrum, die Software läuft als Software-as-a-Service übers Internet – mit allen Funktionen, aber ohne eigene Server im Haus.
Lesetipp
Mehr zur Voice-over-IP-Technologie erfahren Sie in unserem VoIP-Ratgeber.
Wie funktioniert Cloud Telefonie?
Im Kern handelt es sich um Telefonie-Software, die nicht im eigenen Serverraum liegt, sondern in einem externen Rechenzentrum gehostet wird und von dort über das Internet bereitgestellt wird.
Hardware braucht es entsprechend kaum, telefoniert wird über Softclients (Softphones) – als Desktop-App am Computer oder als Mobile App am Smartphone. Wer den klassischen Hörer vermisst, kann trotzdem zu SIP-Tischtelefonen greifen, die optisch an gewohnte Telefonapparate erinnern.
Bestehende ISDN-Geräte müssen deshalb nicht ausgemustert werden: Über einen Analog-Telefon-Adapter (ATA) lassen sie sich weiter nutzen; auch andere analoge Geräte, wie z.B. Fax, Türöffner, DECT-Telefone oder Frankiermaschinen können auf diese Weise integriert werden.
Instandhaltung, Wartung und Update-Management der Cloud-Telefonanlage laufen im Hintergrund, ohne dass sich das Unternehmen darum kümmern muss.
Die Kontrolle über den Alltag bleibt trotzdem im Haus: Rufweiterleitungen einrichten, Telefonansagen ändern, Teilnehmer hinzufügen oder deaktivieren – all das lässt sich bequem über ein Online-Portal (GUI) selbst erledigen, inklusive Einblick in die Anrufstatistiken über das Web-Dashboard.
Technisch braucht es dafür nicht mehr als eine leistungsstarke Internetverbindung. Und wer noch einen Grund für den Umstieg sucht, findet ihn in der fortschreitenden ISDN-Abschaltung, die diese Entscheidung ohnehin schon vorwegnimmt.
Was ist der Unterschied zwischen VoIP- und Cloud Telefonie?
Keiner, würde man meinen, wenn man den beiden Begriffen im Alltag begegnet – sie werden praktisch synonym verwendet. Technisch stimmt das nur zur Hälfte: Beide Varianten übertragen Sprache über VoIP, der Unterschied liegt woanders – nämlich darin, wo die Anlage steht und wer sie steuert.
Bei einer lokalen IP-Telefonanlage (On-Premises) bleibt die Hardware im eigenen Büro, installiert und betrieben vor Ort. Bei einer Cloud-Telefonanlage läuft die Telefon-Software stattdessen komplett extern, im Rechenzentrum – als reines On-Demand-Service ohne eigene Anlage im Haus.
Welche Vor- und Nachteile haben lokale VoIP- und Cloud Telefonanlagen?
Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Welche für ein Unternehmen besser passt, hängt stark von der bestehenden Infrastruktur und den internen Ressourcen ab.
Vorteile
Nachteile
Für wen geeignet?
Was sind die Vorteile von Cloud Telefonie?
Kaum Wartungsaufwand
Alle Telefonie-Funktionen laufen als Software – Wartungs- und Feature-Updates werden automatisch und ohne Unterbrechung eingespielt. Teure Wartungsverträge fallen damit weg, genau wie das manuelle Einspielen von Software- und Sicherheits-Updates.
Flexibel & ortsunabhängig
Cloud-Telefonie funktioniert geräte- und ortsunabhängig. Mitarbeitende sind auf jedem Endgerät unter der Büronummer inklusive Durchwahl erreichbar – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – und telefonieren darüber auch selbst nach draußen. Möglich macht das ein Softphone auf Computer oder Laptop bzw. eine Mobile App auf Smartphone oder Tablet.
Viele Funktionen
Die Basis-Funktionen eines ISDN-Anschlusses – Telefonansagen, Vermittlungsarbeitsplätze und Ähnliches – sind bei Cloud-Telefonie nur der Anfang. Dazu kommen moderne Funktionen wie Ringrufe und Rufweiterleitungen, Block- und VIP-Listen, Clients mit Präsenzstatus und Instant Messaging, individuelle Anrufverteilung nach Kriterien, Voice-2-Mail und die Integration in Outlook oder CRM-Systeme. Ein vollständiger Überblick findet sich bei den Funktionen und Features der Cloud-Telefonanlage von yuutel.
Einfach skalierbar
Eine Cloud-Telefonanlage wächst mit einem Unternehmen mit: bei Bedarf können zusätzliche Teilnehmer schnell und einfach hinzugeschaltet werden. Eine Begrenzung der Gesprächskanäle wie bei ISDN gibt es nicht mehr.
Einfache Verwaltung & Self-Service
Teilnehmer, Einstellungen und Funktionen verwaltet der Admin im Unternehmen selbst über ein Online-Tool – und behält damit die volle Kontrolle, ohne für jede Änderung auf externe Unterstützung angewiesen zu sein. Das reicht von Kopfnummern, Telefonansagen und Rufprofilen bis zu Zeitplänen, Feiertagslisten, Sprachboxdiensten, Anrufaufzeichnungen, Nachtschaltungen sowie VIP- und Block-Listen – für beliebig viele Filialen und Standorte.
Kosteneinsparungen
Grund- und Gesprächsgebühren fallen bei VoIP-Telefonie deutlich günstiger aus als bei ISDN, auch bei Auslandsgesprächen. Unternehmensintern telefonieren alle Teilnehmer über alle weltweiten Standorte hinweg kostenlos.
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Welche Funktionen bietet Cloud Telefonie?
Bewährte ISDN-Funktionen bleiben bei Cloud-Telefonie vollständig erhalten – Telefonansagen, Sprachboxen, Warteschleifen, Vermittlungsarbeitsplätze, Anrufübernahme oder anonyme Anrufe funktionieren wie gewohnt.
Zusätzlich stehen bis zu 150 intelligenten Funktionen zur Verfügung, darunter etwa:
Effiziente Zusammenarbeit
Markierte Rufnummer per Klick anrufen (Click-to-Dial)
Anrufe per Klick aus Outlook oder CRM-Systemen starten
Serielle oder parallele Ringrufe
Voice-to-Mail & Voice-to-Fax
Mail-to-Fax & Fax-to-Mail
Chatten über den Telefonie-Client
Anrufaufzeichnung (Call Recording)
Hohe Erreichbarkeit
Anruflisten, Weiterleitungen, Ringrufe
Rufbereitschaften
Nachtschaltung
GSM-Fallback (Weiterleitung des Anrufs auf SIM-Karte)
Paralleles Klingeln
Gesprächsübernahme, etwa von Desktop Client auf Smartphone
Beliebige Nummer mitschicken (CLIP-no-screening)
Professionelle Anrufsteuerung
Flexibles Routing
Individuelle Anrufverteilung
Telefon-Auswahlmenüs (IVR)
Callcenter-Funktionen
Wie sicher ist Cloud Telefonie?
Sehr sicher – wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Cloud Telefonie sollte in redundant ausgelegten Hochsicherheits-Rechenzentren im Inland oder in Europa gehostet werden, die sämtliche EU-Sicherheitsvorgaben erfüllen.
Zusätzlich zählen weitere Sicherheitsmaßnahmen dazu, etwa:
Anrufverschlüsselung
Sperrklassen
Sperren Sie teure Auslandsdestinationen oder Rufnummerngassen (z.B. Mehrwertnummern)
IP-Filter
Beschränken Sie den Zugriff auf Ihre Telefonanlage auf ausgewählte, autorisierte IP-Adressen – alle anderen Verbindungen werden automatisch blockiert.
VIP-Listing/Block-Listing
Ergänzen Sie die voreingestellten Blocklisten um eigene Block- und VIP-Listen
Telefonapparate sperren
etwa dann, wenn Sie auf Urlaub sind
Anruflimitierung
Legen Sie ein Limit für gleichzeitige Anrufe fest
Intelligentes Passwort-Tool
Erzeugen Sie automatisiert starke Passwörter und verwalten Sie diese sicher
Fraud Detection
Erkennt verdächtige Aktivitäten automatisch, alarmiert per E-Mail/SMS und sperrt bei Bedarf sofort – etwa bei ungewöhnlich hohem Auslandsaufkommen in der Nacht
Brauche ich für Cloud Telefonie einen Telefonapparat?
Ein Tisch- oder SIP-Telefon ist nicht zwingend nötig, da alle Funktionen softwarebasiert laufen. Es reicht, ein Softphone auf Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet zu installieren: die komplette Anrufsteuerung, z.B. Anrufe abheben, auflegen, weiterleiten, läuft dann über die Benutzeroberfläche der App.
Wer trotzdem lieber zum Hörer greift, kann auf Wunsch ein SIP-fähiges Tischtelefon einbinden.
Kann ich meine vorhandene Rufnummer mitnehmen?
Ja. Ein Wechsel zu einer Cloud-Telefonie-Lösung bedeutet nicht, dass Sie Ihre bestehenden Rufnummern ändern müssen. Bestehende Runummern portiert Ihr neuer VoIP-Anbieter in der Regel kostenlos. Den genauen Ablauf der Rufnummernübernahme erfahren Sie direkt bei ihm.
Zusätzliche Rufnummern lassen sich in der Regel direkt dazubuchen, etwa virtuelle geografische Nummern (z. B. +43 1 oder +43 720) oder 0800-Nummern für die eigene Hotline.
Mehr zum Thema Geo-Nummern und 0800-Nummern erfahren Sie in unserem Servicerufnummern-Ratgeber.
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Ist Cloud-Telefonie für Homeoffice geeignet?
Ja, absolut! Remote Work und hybride Arbeitsmodelle gehören längst zum Alltag – und genau dafür braucht es flexible Technologie, die mitzieht, egal ob im Büro oder zu Hause gearbeitet wird. IP-basierte Telefonie ermöglicht genau das – und speziell VoIP macht daraus praktisch „Telefonie zum Mitnehmen“.
So unterstützt Cloud-Telefonie die Arbeit im Homeoffice:
Es kann von jedem Ort ein- und ausgehend mit der Büronummer telefoniert werden – inklusive Durchwahlen und auch am (privaten) Smartphone oder Laptop.
Wichtige Telefon-Funktionen können auch über das Softphone bzw. die App der virtuellen Telefonanlage gesteuert werden, z.B. Rufweiterleitungen oder Ringrufe.
Die Verfügbarkeit der einzelnen Team-Mitglieder ist am Präsenzstatus im Desktop Client bzw. der Mobile App am Handy sofort ersichtlich.
VoIP-Telefonie kann in bestehende Kollaborations-Tools (Unified Communications ), wie z.B. Microsoft Teams, integriert werden.
Funktionen wie Screensharing oder Co-Browsing sind in der virtuellen Telefonanlage integriert und unterstützen bei der Kundenberatung und -betreuung aus der Distanz.
Was kostet Cloud Telefonie?
Mit einer cloudbasierten Telefonie-Lösung können Unternehmen im Vergleich zu einer klassischen ISDN-Telefonanlage bis zu 50 % der Kosten sparen.
Die wichtigsten Kostenvorteile im Überblick:
Keine Anschaffungskosten für Telefonanlagen-Hardware
Keine teuren Wartungsverträge oder Reparaturkosten
Niedrige Einrichtungskosten
Keine extra Kosten im laufenden Betrieb für Software- und Sicherheits-Updates
Weniger Aufwand für TK-/IT-Abteilung
Günstige Vernetzung von Unternehmensstandorten
Keine Telefonleitung mehr
Günstigere Telefon-Tarife
Kurze oder keine Mindestvertragsdauer
Die konkreten einmaligen und laufenden Kosten für ein Unternehmen sind höchst individuell und hängen ab von
der gewählten Art der VoIP-Telefonie-Lösung
dem gewählten Anbieter und dessen Preismodell, sowie
den Anforderungen an Funktionen und Features.
So setzen sich die Kosten für eine Cloud-Telefonie-Lösung zusammen:
Initialkosten (einmalig)
- Herstellung eines VoIP-Anschlusses (optional)
- Erweiterung der Netz-Infrastruktur (z.B. Verkabelung, PoE-Switches, LAN/VLAN, Firewall etc.) (optional)
- Basiskonfiguration & Konfigurationspaket (optional)
- Lösungsdesign (optional)
- Installationskosten & Setup der Apparate und Analog-Telefon-Adapter durch Anbieter (optional)
- Schulungen für Admins oder Team (optional)
Hardware (einmalig)
- Anschaffungskosten für Headsets ab ca. 15-30 EUR (USB) bzw. 120-200 EUR (Bluetooth, DECT) (optional)
- Anschaffungskosten für SIP-Telefone ab ca. 90-150 EUR (optional)
- Anschaffungskosten für Smartphones je nach Modell und Hersteller (optional)
- Anschaffungskosten für DECT-Telefone ab ca. 40-100 EUR (optional)
- Anschaffungskosten für Analog-Telefon-Adapter (ATA) ab ca. 60-70 EUR (optional)
- PoE-Switche ab ca. 50-150 EUR (optional)
Internetkosten (monatlich)
- Monatliche Entgelte für VoIP-Anschluss ab ca. 24 EUR
- High-Speed-Internetanschluss (Breitband oder Glasfaser mit mind. 100-150 kBit/s im Up- und Download pro gleichzeitigem Sprachkanal), Kosten je nach Provider
Interne Verbindungsentgelte
- Teilnehmer telefonieren kostenlos, auch standort- und firmenübergreifend
Externe Verbindungsentgelte (je Minute)
- Tarife ins österreichische Festnetz ab ca. 0,01 EUR/Min bis 0,035 EUR/min
- Tarife ins österreichische Mobilnetz ab ca. 0,089 bis 0,16 EUR/min
- Viele Anbieter bieten Flatrate-Pakete in Fest- oder Mobilnetze an, ab ca. 3 EUR monatlich je Nebenstelle (Festnetz Österreich) bzw. 25 EUR monatlich (Fest-& Mobilnetz Österreich & EU)
- Tipp: Achtung Sie auf die Taktung! Ein günstiger Tarif ist nicht mehr billig, wenn stets volle Minuten vs. sekundengenau abgerechnet werden!
Funktionen & Features
- Viele Telefonanlagen-Funktionen sind in den Lizenzpaketen der VoIP-Anbieter bereits inkludiert. Erkundigen Sie sich, für welche der benötigten Funktionen und Features ein Aufpreis verlangt wird, z.B. Vermittlungsarbeitsplatz, Call Recording, IVR, CTI, Fax/eFax etc.
Mithilfe dieser Informationen können Sie nun die zu erwartenden Kosten Ihrer Cloud-Telefonie-Lösung überschlagen. Hier finden Sie weitere Tipps zur Kostenkalkulation:
Wie kalkuliere ich die Kosten einer Cloud Telefonie-Lösung?
Preismodelle und Pakete für Cloud-Telefonie unterscheiden sich stark, je nachdem, wie viel ein Unternehmen telefoniert und wie viele Personen als Teilnehmer gezählt werden müssen.
Bei der Kalkulation lohnt sich der Blick auf folgende Aspekte:
Internetverbindung
Jeder zusätzliche Teilnehmer benötigt zusätzliche Bandbreite. Ist Ihr Internetanschluss zu gering dimensioniert, kann ein leistungsstärkerer oder eigener VoIP-Anschluss sowie eine Erweiterung Ihrer internen Netzinfrastruktur erforderlich sein.
Anzahl der Teilnehmer bzw. Kanäle
Wie hoch ist das Telefonieaufkommen in Ihrem Unternehmen? Wie viele Mitarbeiter:innen müssen gleichzeitig telefonieren können? Benötigen Sie eine Lösung mit Callcenter Software? Je nachdem kann sich ein teilnehmer- oder kanalbasiertes Preismodell lohnen.
Benötigte Hardware
Wollen Sie einzelne oder alle Arbeitsplätze mit einem SIP-Tischtelefon ausstatten oder reicht Ihnen ein hochwertiges Headset zum Telefonieren über den Desktop Client (Softphone) auf Computer und Laptop?
Desktop Softphone und Mobile Client (App)
Soll direkt von Computer und Laptop bzw. mobil kommuniziert werden? Kosten die Softclient-Lizenzen beim Anbieter extra?
Ressourcen im Unternehmen
Gibt es bei Ihnen im Unternehmen einen hauseigenen IT-Administrator, der über die notwendigen Ressourcen für Installation, Konfiguration und Setup einer Cloud-Telefonanlage verfügt? Oder soll der Anbieter dies für Sie erledigen – falls ja, welche Leistungen wären inkludiert?
Funktionen & Features
Moderne Cloud Telefonie bietet mehr als 150 intelligente Telefonie-Funktionen. Welche Funktionalitäten benötigen Sie unbedingt – und welche sind eher „Nice-to-haves“? Erkundigen Sie sich bei den in Frage kommenden Anbietern, welche Funktionen bereits mit den Lizenzgebühren abgedeckt sind und für welche Features Sie extra bezahlen müssen.
Versteckte Support-Kosten
Support-Leistungen sind nicht immer in den monatlichen Gebühren enthalten – klären Sie daher, was im Preis inkludiert ist, welche Tickets extra kosten und ob ein individuelles Service-Level-Agreement (SLA) sinnvoll ist.
Rufnummern
Sie können im Zuge eines VoIP-Umstiegs entweder Ihre bestehenden Rufnummern kostenlos zu Ihrem neuen Provider portieren, oder Sie bestellen neue Rufnummern – etwa virtuelle Geo-Nummern oder 0800-Servicerufnummern – gleich gegen Aufpreis mit.
Bindefristen
Achten Sie beim Angebotsvergleich auf Mindestvertragsdauer, Kündigungsfristen und etwaige Pönalzahlungen!
Welche Preismodelle gibt es bei Cloud Telefonie?
Grundsätzlich stehen zwei Preismodelle zur Wahl: teilnehmerbasiert oder kanalbasiert. Wie viele Kanäle es braucht, hängt von der Mitarbeiterzahl und den erwarteten Parallelgesprächen ab – als Richtwert gilt ein Kanal pro zwei Mitarbeitende, bei Callcentern 1:1. Auch Faxe belegen dabei einen eigenen Kanal.
Modell
Vor- und Nachteile
Geeignet für
Fallen bei Cloud Telefonie Wartungskosten an?
Nein. Mit der monatlichen Grundgebühr je Teilnehmer sind sämtliche Updates und Erweiterungen abgegolten. Wartungs- und Feature-Updates werden automatisch im Hintergrund eingespielt.
Wie plane ich den Umstieg auf eine Cloud Telefonie Lösung?
Ein neues Telefon-System ist eine Investition, die sich über Jahre auszahlt – entsprechend lohnt sich Vorbereitung. Diese Schritte helfen beim Wechsel:
IST-Situation recherchieren und dokumentieren
Erstellen Sie eine Liste mit sämtlichen Telefonnummern, Providern und Durchwahlen für alle Standorte. Dokumentieren Sie Ihr aktuelles Telefonverhalten und evaluieren Sie bestehende Ablaufdiagramme und Notfallszenarien. Erarbeiten Sie eine Übersicht der bestehenden Ringrufe, Anrufweiterleitungen und -überläufe.
Anforderungen definieren
Legen Sie die Maximalzahl gleichzeitiger Telefonate fest und entscheiden Sie über die Verteilung von SIP-Telefonen und Softclients. Evaluieren Sie die Einbindung bestehender ISDN-Anschlüsse (Basis/BRI, Multi/PRI) oder Endgeräte (DECT, Smartphones, Fax, Türöffner, Alarmanlagen, Frankiergeräte etc.) sowie die etwaige Integration in CRM-Systeme oder UC-Tools wie Microsoft Teams. Dokumentieren Sie die Mindestanforderung an Sicherheit (Blocklisten, Telefonsperren etc.).
Projekt intern organisieren
Stellen Sie Ihr Projektteam auf und definieren Sie Arbeitspakete. Legen Sie Zeitpläne und Schulungspläne fest und entscheiden Sie über die Art der Projektdokumentation.
Idealanforderungen zusammenfassen
Definieren Sie technische und organisatorische Mindestkriterien an die neue VoIP-Lösung. Erstellen Sie eine Feature-Liste („Must-haves“ und „Nice-to-haves“) und passen Sie Ihren Netzinfrastrukturplan (Verkabelung, PoE-Switches, LAN/VLAN, Firewall etc.). Planen Sie die Erweiterung Ihrer Telefonie-Hardware.
VoIP-Anbieter suchen und fixieren
Tragen Sie Informationen zu verschiedenen Anbietern zusammen und vergleichen Sie Angebote und Kosten. Lassen Sie sich eine Teststellung (Demo-Version) zur Verfügung stellen.
VoIP-Umstieg umsetzen
Bauen Sie das neue System inkl. Features auf und testen Sie es ausgiebig. Bestellen Sie parallel benötigte Hardware und erweitern Sie Ihre Infrastruktur nach Plan.
Zeit für die Umstellung einplanen
Bieten Sie Schulungen für Mitarbeiter:innen und Administrator:innen an und haben Sie Geduld – Ihr Team muss sich erst auf die Neuerungen einstellen.
Jetzt Cloud-Telefonanlage konfigurieren:
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