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Was ist VoIP Telefonie? –
Der komplette VoIP-Guide 2024

yuutel Wissensmanager 

Ihr kompakter Ratgeber zum Thema IP-Telefonie

 

Telefonie ist heute ein komplexes Thema. Neue Technologien und ständige Weiterentwicklungen machen die Sache nicht einfacher. Welche Telefonanlage brauche ich, welche Servicerufnummer ist die richtige für mich, und was ist eigentlich ein SIP-Trunk?

Unser Wissensmanager gibt Ihnen umfassende Antworten auf Ihre Fragen rund um das Thema IP-basierte Telefonie und Telefonnummern für Unternehmen.

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Telefonanlagen

IP-Telefonie, VoIP- und Cloud-Telefonanlagen, DECT, Homeoffice u.v.m.

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Servicerufnummern

Virtuelle geografische Rufnummern, Hotlines, 0800-Nummern  u.v.m.

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Microsoft Teams Telefonie

Lizenzen, Direct Routing, Teams-Trunk, SBC u.v.m.

Icon Stecker Icon Fragezeichen in Sprechblase
SIP Trunks

Definition, Voraussetzungen, Sprachqualität, Anbieter u.v.m.

Marlene Kummer
Content Marketing Manager bei yuutel

Die Arbeitswelt 2024 ist digital und vernetzt – und doch bleibt das Telefonieren der wichtigste Kommunikationskanal zwischen Unternehmen und ihren Kundinnen und Kunden.

Um den hohen Kommunikationsanforderungen des Digital Workplace gerecht zu werden, setzen immer mehr Firmen auf Voice-over-IP (VoIP), also Telefonie über das Internet. Bereits 39 % der österreichischen Unternehmen haben einer aktuellen Studie zufolge bereits eine IP-basierte Telefonie-Lösung im Einsatz. Und das aus gutem Grund: Mit einer modernen Voice-over-IP-Telefonie-Lösung funktioniert die Business-Telefonie unabhängig vom aktuellen Arbeitsort und Endgerät – egal, ob am Büro-PC, am Laptop im Homeoffice oder unterwegs am Handy.

Dieser Trend wird sich durch einen forcierten Technologiewechsel weiter verstärken: Die europäischen Telekom-Provider arbeiten schon seit Jahren daran, die veralteten ISDN-Anschlüsse sukzessive durch die zukunftssichere VoIP-Technologie zu ersetzen.

Alles, was Sie im Jahr 2024 über VoIP-Telefonie wissen müssen, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst:

 

Allgemeines & Begriffe

Was ist VoIP Telefonie?

IP-Telefonie oder Voice-over-IP-Telefonie (VoIP), auch Internet-Telefonie genannt, verzichtet auf das herkömmliche ISDN-Telefonnetz und nutzt für die Übertragung der Sprachsignale das Internetprotokoll (IP) sowie weitere Protokolle, wie beispielsweise SIP zum Anrufaufbau und -abbau oder RTP zur Übertragung der Sprache.

Bei VoIP wird die Sprache bzw. „das Telefongespräch“ in einzelne Datenpakete zerlegt und über das Internet verschickt. Sind die Daten am Zielort bzw. der gewünschten IP-Adresse des Empfängergerätes angekommen, werden sie wieder in analoge Signale umgewandelt und dadurch in für das menschliche Ohr hörbare Sprache übersetzt.

Bei VoIP werden digitalisierte Sprachpakete über das Internet übertragen und beim Empfänger wieder in analoge, hörbare Signale umgewandelt


Wie funktioniert eine VoIP Telefonanlage?

Eine VoIP-Telefonanlage benötigt keinen klassischen POTS- oder ISDN-Telefonanschluss mehr, da die Gespräche über die Internetverbindung bzw. Datenleitung geführt werden. 

Die analogen Sprachsignale werden zunächst digitalisiert, in kleine Datenpakete umgewandelt und über ein Datennetz übermittelt. Beim Empfänger werden die Datenpakete dann wieder in analoge, für den Menschen hörbare Signale umgewandelt. Ein verkabelter ISDN-Festnetzanschluss am Firmenstandort ist nicht mehr notwendig.

Für den Betrieb einer VoIP-Telefonanlage benötigen Sie:

  • einen Internetanschluss oder einen ISDN-Anschluss mit VoIP-Gateway;
  • einen IP-Telefonanlagenserver;
  • Telefonie-Clients, auf die der IP-Telefonanlagenserver die Anrufe leitet, z.B. Softphones (Softclients), welche auf PC, Laptop, Smartphone oder Tablet installiert werden, oder Hardphones (SIP-Telefon);
  • optional einen oder mehrere Analog-Telefon-Adapter (ATA) zur Anbindung von analogen Geräten wie z.B. Faxgerät oder Türöffner.

Der Telefonanlagenserver kann entweder vor Ort in den Büroräumlichkeiten des Unternehmens stehen (On-Premises) oder vom Unternehmen in ein externes Rechenzentrum ausgelagert werden. Im Falle einer Cloud-Telefonanlage (On-Demand) wird die Telefonanlage auf den Servern des Anbieters gehostet und dem Unternehmen über die Cloud als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung gestellt.

Mehr zu On-Demand-IP-Telefonie erfahren Sie im Cloud-Telefonanlagen Ratgeber von yuutel

 

Infografik: So funktioniert eine IP-basierte Telefonanlage
 
Die IP-Telefone und Computer sind mit CAT-Kabeln mit dem Switch und dieser mit dem Router verbunden. Fax und Türöffner sind mittels ATA angebunden. 

Ein DSL-Router bzw. VoIP-fähiges Kabelmodem verbindet das Unternehmensnetzwerk (LAN) mit dem externen Netzwerk/Internet (WAN).

Am Telefonanlagen-Server sind die Informationen zu allen angemeldeten Teilnehmern und deren SIP-Adressen hinterlegt. Mit diesen Informationen können interne Gespräche verbunden oder ausgehende Gespräche über einen VoIP-Anbieter in das öffentliche Telefonnetz weitergeleitet werden.



Was ist der Unterschied zwischen ISDN- und VoIP Telefonie?

Grundsätzlich haben die ISDN- und die VoIP-Technologie das gleiche Ziel: die Übermittlung von Sprache. Bei einem ISDN-Anschluss werden die analogen Sprachsignale über die Festnetztelefonleitung von einem Gesprächsteilnehmer zum anderen übertragen. Die Internetleitung und die Telefonleitung sind dabei voneinander getrennt.

Ein VoIP-Anschluss benötigt hingegen keine Telefonleitung, sondern lediglich eine stabile Datenleitung mit ausreichend Bandbreite: Das analoge Sprachsignal wird zunächst in ein digitales Signal umgewandelt und so über die Datenleitung (= Internet) übertragen. Beim Empfänger werden die Datenpakete wieder in analoge Signale übersetzt und können als Sprache wahrgenommen werden.

Bei einem ISDN-Basisanschluss (BRI) stehen zwei Sprachkanäle zur Verfügung, was maximal zwei Gespräche gleichzeitig ermöglicht. Werden mehr Sprachkanäle benötigt, können mehrere Basisanschlüsse zusammengeschaltet werden. Ein Multianschluss (PRI) stellt grundsätzlich 30 Kanäle zur Verfügung. Auch PRI-Anschlüsse können zusammengeschaltet werden, um die Kapazität weiter zu erhöhen. 

Ein VoIP-Anschluss ermöglicht prinzipiell eine unbeschränkte Anzahl an Gesprächskanälen – Obergrenze ist die Leitungsbandbreite – und kombiniert Festnetz- und Mobilnetztechnologie. Darüber hinaus benötigen Sie bei VoIP kaum Hardware und können flexibel von PC, Tablet oder Smartphone unter Ihrer Büronummer telefonieren. VoIP-Telefonie ist mobiler und flexibler als ISDN und bietet erweiterte Funktionen, die Kommunikationsprozesse in Unternehmen vereinfachen.


Was sind die Vor- und Nachteile von VoIP im Vergleich zu ISDN?

Die VoIP-Technologie bietet im Vergleich zur klassischen ISDN-Telefonie viele Vorteile und wenige Nachteile:

VORTEILE VON VOIP
(gegenüber ISDN)
NACHTEILE VON VOIP
(gegenüber ISDN)
  • Hohe Sprachqualität: Mit einer adäquaten Bandbreite für VoIP sowie dem entsprechenden Sprachcodec kann bei VoIP-Telefonie eine sehr hohe Sprachqualität erzielt werden. Der Codec codiert und decodiert die Sprachpakete bei VoIP. Standard ist sowohl bei ISDN als auch bei VoIP der Codec G.711. Eine noch höhere Gesprächsqualität kann beispielsweise mit dem Codec G.722 (HD-Telefonie) erreicht werden. Welcher Codec bei einem Gespräch tatsächlich eingesetzt wird, hängt von Ihrem Telefonnetz-Betreiber und dem verwendeten Endgerät ab.

  • Geringere Kosten: Viele VoIP-Anbieter bieten günstige Tarife ohne Mindestlaufzeit und kurzen Kündigungsfristen. Bei einer in der Cloud gehosteten IP-Telefonanlage (On-Demand) entfallen zusätzlich teure Wartungsverträge.

  • Ortsunabhängigkeit: Mit einer VoIP-Telefonie-Lösung sind Unternehmen nicht länger an physische Telefonapparate gebunden, sondern können via Softphone von jedem PC, Laptop oder Smartphone mit Internetverbindung aus telefonieren. Mitarbeiter:innen im Außendienst oder im Homeoffice müssen nicht länger über Handynetze mit eigenständigen Nummern telefonieren, sondern bleiben in das gewohnte Festnetz-Durchwahlkonzept integriert.

  • Mehr parallele Gespräche: Unternehmen mit einem oder mehreren ISDN-Basisanschlüssen (BRI) standen je zwei Leitungen für die Telefonie zur Verfügung; bei einem Multianschluss (PRI) sind max. 30 parallele Leitungen installiert. Bei VoIP-Telefonie ist die Anzahl der gleichzeitigen Gespräche praktisch unbegrenzt, sofern die Internetleitung leistungsstark genug ist.

  • Mehr Funktionen und Features: VoIP-Telefonie bietet eine Vielzahl an intelligenten Funktionen, die über die Basis-Funktionen eines ISDN-Anschlusses (z.B. Telefonansagen, Vermittlungsarbeitsplätze etc.) hinausgehen, darunter z.B. Ringrufe und Rufweiterleitungen, Blocklisten & VIP-Listen, Clients mit Präsenzstatus und Instant Messaging, individuelle Anrufverteilung nach Kriterien, Voice-2-Mail, Browser-Telefonie („Click-to-Call“) u.v.m. Es ist auch möglich, die Telefonie direkt in CRM- oder andere Business-Software zu integrieren.
  • Probleme bei Stromausfall im Unternehmen: VoIP-Telefonie setzt eine Verbindung mit dem Internet voraus – und diese funktioniert bei einem lokalen Stromausfall zunächst nicht mehr. Unternehmen können aber Vorkehrungen treffen, um eine VoIP-Telefonanlage während eines Stromausfalls weiter nutzen zu können, z.B. durch die Einbindung von Mobilgeräten in das VoIP-System, Stromversorgung der IP-Telefone mit Power-over-Ethernet (PoE), Notversorgung der Internetleitung u.v.m.

  • Abhängigkeit von der Internetverbindung: Eine ausreichend dimensionierte Internetleitung ist nicht nur für eine hervorragende Sprachqualität unabdingbar. Bricht das Internet weg, kann die VoIP-Telefonanlage mit ihren Funktionalitäten nicht in vollem Umfang genutzt werden. 

  • Sicherheitsmaßnahmen erforderlich: Um die im Internet übertragenen Sprachinhalte vor Unbefugten zu schützen, sollten sowohl der Nutzkanal (sRTP) als auch die Signalisierung (SIPS) verschlüsselt werden.

 

ISDN-Abschaltung & All-IP-Umstellung: Muss ich auf VoIP wechseln?

Aufgrund der zahlreichen Vorteile hat sich IP-basierte Telefonie endgültig gegenüber dem ISDN-Festnetz durchgesetzt. Die europäischen Telekom-Provider, darunter die Deutsche Telekom, arbeiten schon seit Jahren daran, die nicht mehr zeitgemäßen ISDN-Netze sukzessive durch die zukunftssichere VoIP-Technologie zu ersetzen.

Auch wenn es für Österreich keinen konkreten Termin für die ISDN-Abschaltung gibt, werden alle bestehenden ISDN-Anschlüsse mittelfristig auf VoIP umgestellt – das betrifft sowohl Privat- als auch Geschäftskunden. Für den österreichischen Markt werden bereits seit 2020 keine neuen ISDN-Komponenten mehr produziert – die Netzbetreiber müssen auf gebrauchtes Equipment zurückgreifen.

Ein zeitnaher Umstieg auf die zukunftsfitte VoIP-Technologie ist daher für Unternehmen aller Größen und Branchen empfehlenswert. Eventuell kommt für Sie auch ein „sanfter“ All-IP-Umstieg mittels SIP Trunking in Betracht.

 

Kann ich mit meiner alten ISDN-Telefonanlage über VoIP telefonieren?

Viele Unternehmen erwägen einen Umstieg auf VoIP-Telefonie bzw. eine Cloud-Telefonanlage, möchten aber aus Kostengründen ihre bestehende Telefonanlage nicht sofort tauschen. Ist Ihre vorhandene Telefonanlage SIP-fähig, können Sie diese mithilfe von SIP Trunking an das All-IP-Netz anbinden und so über VoIP telefonieren.

Lesen Sie mehr zum „sanften“ All-IP-Umstieg mit SIP Trunking im Wissensmanager von yuutel

 

Hier das Whitepaper 1x1 der Cloud-Telefonie von yuutel kostenlos herunterladen

 

Umsetzung

Welche Voraussetzungen gibt es für VoIP Telefonie?

Jedes Unternehmen kann heute mit einer IP-basierten Telefonanlage telefonieren. Grundsätzlich setzt die Nutzung einer VoIP-Telefonanlage nur zwei Dinge voraus:

  1. eine stabile Internetverbindung mit ausreichend dimensionierter Bandbreite (mind. 100 kBit/s im Up- und Download pro Sprachkanal) oder einen separaten VoIP-Anschluss für garantierte Sprachqualität;
  2. IP-fähige Endgeräte, z.B. SIP-Telefone. In der Regel benötigen Sie aber keine neue Hardware und können ein Softphone (Softclient) bzw. eine Telefon-App auf einem bestehenden Endgerät installieren, z.B. PC, Laptop, Tablet oder Smartphone.

Was Sie darüber hinaus benötigen, hängt von der gewünschten VoIP-Telefonie-Lösung ab:

  • Anbindung einer bestehenden ISDN-Telefonanlage mit Telefonen an das öffentliche Telefonnetz (PSTN): Sie benötigen einen VoIP-Gateway – das ist ein Gerät, das die elektrischen Sprach- und Datensignale der klassischen Telekommunikation (ISDN, GSM, DECT) in digitale IP-Datenpakete umwandelt – sowie einen VoIP-Anbieter mit SIP Trunk (virtueller Telefonanschluss);
  • Lokale VoIP-Telefonanlage (On-Premises): Sie benötigen eine VoIP-Telefonanlage für die lokale Installation sowie einen Telekom-Netzbetreiber;
  • Cloud-Telefonanlage (On-Demand): Sie benötigen einen passenden VoIP-Anbieter mit gehosteter Cloud-Telefonie-Lösung;
  • Integration von VoIP-Telefonie in ein CRM- oder Business-System: Um die Telefonie mit Ihrer Software zu verbinden, benötigen Sie einen VoIP-Anbieter mit der passenden CTI-Schnittstelle.

Welche VoIP- bzw. Cloud-Telefonie-Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab. Der kostenlose Cloud-Telefonanlagen-Selbsttest von yuutel verschafft Ihnen rasch ein erstes Bild darüber, welche Lösungsvariante zu Ihnen passt.

 

Wie viel Bandbreite benötige ich für VoIP Telefonie?

Da Sie mit Voice-over-IP über das Internet telefonieren, ist die wichtigste Voraussetzung ist ein leistungsstarker Internetanschluss. Als allgemeiner Richtwert gilt, dass für eine gute Sprachqualität pro VoIP-Gespräch bzw. Leitung mindestens 100 kBit/s im Up- und Download benötigt werden. Es empfiehlt sich, als Sicherheitspuffer 120 kBit/s (pro gleichzeitigem Sprachkanal) zu reservieren.

Was bedeutet „Bandbreite“?
Bandbreite ist die Datenmenge, die in einer bestimmten Zeit vom einen zum anderen Ende übertragen werden kann. Aufgrund dessen ist mit Bandbreite oft die Übertragungsgeschwindigkeit gemeint. Sie wird gewöhnlich als Bitrate ausgedrückt und in Bits pro Sekunde (Bit/s) gemessen. Je größer die Bandbreite, desto mehr Daten können gleichzeitig übertragen werden.

Die benötigte Bandbreite hängt von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter:innen sowie der Anzahl der gleichzeitig geführten Telefongespräche im Unternehmen ab. Zur Orientierung: Sie können mit einem 1 MBit/s-Anschluss zehn gleichzeitige Anrufe tätigen. Berücksichtigen Sie zusätzlich die benötigte Bandbreite für andere Online-Anwendungen, wie z.B. Filesharing, Videokonferenzen oder Streaming.

 

Mit welchen Geräten kann ich über VoIP telefonieren?

Haben Sie sich für die Anschaffung einer VoIP-Telefonanlage entschieden und einen passenden VoIP-Anbieter gefunden, gibt es nun mehrere Möglichkeiten, über VoIP zu telefonieren. Die gute Nachricht: Sie brauchen für die VoIP-Telefonie in Ihrem Unternehmen nicht unbedingt zusätzliche Hardware!

  1. VoIP über PC: 
    Ist Ihr Computer oder Laptop über einen Breitbandanschluss mit dem Internet verbunden, können Sie über ein Softphone (Softclient) direkt am Bildschirm telefonieren. Dieses Softphone wird von Ihrem Anbieter zur Installation auf verschiedenen Betriebssystemen (Windows, MacOS, Linux etc.) bereitgestellt. Eventuell benötigen Sie noch ein Headset für mehr Komfort und Sprachqualität beim Telefonieren.

  2. VoIP via Browser-Telefonie:
    Eine besondere Variante von VoIP-Telefonie über den PC ist WebRTC, auch „Browser-Telefonie“ oder „Click-to-Call“ genannt. Dabei installieren Sie keinen (Fat)-Client mehr am Computer, sondern melden sich via Browser in der Telefonanlage an. Sie müssen dabei lediglich die Berechtigung zur Mikrofonnutzung freigeben. Es entfallen Installationen und damit einhergehende Probleme, wie z.B. Berechtigungen oder Updates. WebRTC ist ein offener Standard und steht für „Web Real-Time Communication“, (Deutsch: „Web-Echtzeitkommunikation“). Dieser erlaubt es gängigen Internet-Browsern (z.B.  Google Chrome, Mozilla Firefox oder Safari), Sprache, Chats, Videokonferenzen oder Bildschirmpräsentationen in Echtzeit von Browser zu Browser zu übertragen.

  3. VoIP über IP-Telefone:
    Möchten Sie nicht auf die gewohnten Telefonapparate am Schreibtisch verzichten, empfiehlt sich die Anschaffung von SIP-Telefonen. Diese sehen aus wie klassische Tischtelefone, unterstützen aber die Sprachübertragung über das Internet. Ein SIP-Telefon wird direkt an einem freien LAN-Port des Netzwerks angeschlossen.

  4. VoIP über analoge Telefone:
    Auch Ihre bestehenden analogen Telefone bzw. ISDN-Telefone können Sie grundsätzlich zum Telefonieren über VoIP weiterverwenden. Sie benötigen dafür jedenfalls einen Analog-Telefon-Adapter (ATA), der das analoge Telefon mit dem Internet verbindet und die analogen Sprachinformationen in digitale Datenpakete umwandelt.

  5. VoIP über das Smartphone:
    Ihr VoIP-Anbieter stellt Ihnen eine Telefonie-App zum Download zur Verfügung, die Sie auf Ihrem Smartphone (Android, iOS) installieren. Damit telefonieren Sie auch über das Handy mit Ihrer gewohnten Büronummer inkl. Durchwahl („Mobile VoIP“).

Desktop Client und Mobile Client: Die Softphones der yuu Phone Cloud-Telefonanlage von yuutel

Desktop Client und Mobile Client der yuu Phone Cloud-Telefonanlage von yuutel

 

Welche Arten von VoIP Telefonie gibt es?

Unternehmen können heute aus einer Fülle von VoIP-Telefonie-Lösungen wählen. Je nach Anforderungen, Ressourcen und vorhandener ITK-Struktur im Unternehmen lässt sich IP-Telefonie unterschiedlich realisieren:

  • Als lokale, hardwarebasierte Telefonanlage, die direkt im eigenen Unternehmen installiert und vom hauseigenen IT-Administrator verwaltet wird (On-Premises);
  • als softwarebasierte Telefonanlage, die auf einem firmeneigenen Server auf einer virtuellen Maschine (VM) installiert wird;
  • als cloudbasierte Telefonanlage, die in der Cloud gehostet bzw. im Rechnungszentrum des Anbieters betrieben wird (On-Demand);
  • auch die Integration der VoIP-Telefonie in CRM-, ERP- und Business-Systeme oder in ein Unified Communications-Tool (UC) – z.B. in Microsoft Teams – ist einfach und schnell möglich.

 

Sie sind noch unschlüssig, welche VoIP- bzw. Cloud-Telefonie-Variante am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist? Finden Sie in unserem kostenlosen Cloud-Telefonanlagen-Selbsttest in wenigen Minuten heraus, welche Lösung am besten zu Ihnen passt:



Anbieter Vergleich: Worauf ist bei der Auswahl eines VoIP Telefonie Anbieters  zu achten?

Sobald Sie sich für die Anschaffung einer VoIP- oder Cloud-Telefonie-Lösung entschieden haben, beginnt die Suche nach einem passenden VoIP-Anbieter – und diese ist aufgrund des großen Angebots im deutschsprachigen Markt oft gar nicht so einfach! Folgende Kriterien sollten Sie bei Ihrer Entscheidung beachten:

  • Werden Ihre individuellen Anforderungen erfüllt?
     Der Anbieter sollte auf spezifische Konfigurationsanforderungen eingehen und diese auch zufriedenstellend umsetzen können.
  • Werden Sie persönlich und ausführlich beraten?
    Ein Anbieter mit gutem Kundenservice punktet mit persönlicher Beratung, die auf Ihre Fragen, Probleme und Bedürfnisse eingeht.
  • Ist der Anbieter erfahren und etabliert?
    Referenzen, Bewertungen und Case Studies auf der Anbieter-Website geben Auskunft über dessen Produkt und Leistung.
  • Ist der Anbieter schnell und zuverlässig erreichbar, im Störfall 24/7?
    Ein idealer Anbieter ist für Kund:innen über mehrere Kontaktkanäle (Telefon, E-Mail, Chat, Ticket-System etc.) rasch und verlässlich erreichbar.
  • Ist die VoIP-Telefonie-Lösung sicher? 
    Stehen die Server des Anbieters innerhalb der EU? Was leistet das eingesetzte Fraud Detection-System? Gibt es die Möglichkeit zur Kostenlimitierung? Welche Notfall-Strategien existieren bei System- oder Stromausfällen?
  • Stimmen das Preis-Leistungs-Verhältnis und das Service-Level-Agreement (SLA)?
     Informieren Sie sich im Vorfeld über die technische Stabilität, versteckte Kosten (Kunden-Support!) oder lange Bindungsfristen.
  • Welche Geräte und SIP-Telefone unterstützt der VoIP-Anbieter?
    Ihr Anbieter sollte Sie zu allen gängigen SIP-Apparaten und Zubehör kompetent beraten können.

 

Weitere Überlegungen: 

  • Verfügt der VoIP-Anbieter über ein Self-Service-Center?
  • Stellt der Anbieter ausreichend Dokumentation und Schulungen bereit?
  • Bietet der Anbieter VoIP-Telefonie und Telefonnetz aus einer Hand?
  • Stimmt das „Bauchgefühl“ bzw. die „Chemie“ mit dem Anbieter?
 
Mehr Informationen zu den Kriterien bei der VoIP-Anbieter-Auswahl lesen Sie am yuutel Blog: VoIP-Telefonanlage – 13 Kriterien, die Ihr Anbieter erfüllen sollte
Sie sind aktiv auf der Suche nach einem VoIP-Telefonie-Anbieter, der zu Ihren Anforderungen passt? Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit um zu prüfen, ob yuutel sich als VoIP-Anbieter für Ihr Unternehmen eignet: Voice-over-IP-Lösungen von yuutel – Ihrem Anbieter für VoIP-Telefonie



Integration: Kann ich VoIP Telefonie in mein CRM-System oder Business-Tool einbinden?

Ja, mittels bewährter Standard-Schnittstellen wie TAPI oder moderner Lösungen, wie z.B. CSTA und Action URLs, lässt sich die IP-basierte Telefonie an Drittsoftware anbinden. Mit einer VoIP-Integrationen können Unternehmen die Daten aus ihren CRM-, Kollaborations- und ERP-Systemen automatisiert mit der Telefonanlage verknüpfen (z.B. Kundendaten eines Anrufers anzeigen, Kunden per Klick anrufen etc.).

Erfahren Sie hier, wie Sie mit der yuu Phone Cloud-Telefonanlage die VoIP-Telefonie in Ihre CRM-, ERP- oder Ticketing-Software integrieren.

 

In der Praxis

Wie gut ist die Sprachqualität bei VoIP?

Mit einem professionellen VoIP-Anbieter und einer angepassten Infrastruktur kann mit VoIP-Telefonie eine sehr hohe Sprachqualität erreicht werden. Ein guter Anbieter hilft Ihnen, mögliche Störfaktoren gleich zu Beginn aus dem Weg zu räumen. Die häufigste Ursache von Qualitätseinbußen bei der Sprachübertragung liegt im Netzwerk des Nutzers.

Eine schlechte Sprachqualität macht sich beim Telefonieren sofort als Rauschen, abgehacktes Sprechen oder eine Verzerrung der Sprache bemerkbar. Der Grund für diese Probleme sind bei der Übertragung verloren gegangene oder verspätet einlangende Sprachpakete (Laufzeitschwankungen, sog. „Jitter“).


Ein stabiler und leistungsstarker Breitband-Internetanschluss ist daher eine wichtige Voraussetzung für hohe Datenübertragungsraten. Bei einem VoIP-Telefonat werden mindestens 100 kbit/Sekunde übertragen. Auf einer Leitung mit 1 Mbit lassen sich also zehn gleichzeitige Gespräche führen.

Das entscheidende Qualitätskriterium ist aber der verwendete Sprachcodec, welcher die Sprachpakete codiert und decodiert. Im klassischen ISDN-Netz ist primär der G.711 Codec im Einsatz, der auch bei VoIP als Standard genutzt wird. In den letzten Jahren haben sich im Bereich der IP-Telefonie auch andere Codecs etabliert, etwa der Opus Codec in WLAN- oder LTE-Netzen, sowie der G.722 Codec für die HD-Telefonie. Diese moderneren Codecs zeichnen sich durch eine verbesserte Klangqualität aus.

Welcher Codec bei einem Gespräch tatsächlich eingesetzt wird, hängt von Ihrem Telefonnetz-Betreiber und dem verwendeten Endgerät ab.


Weitere Fehlerquellen und Tipps zur Verbesserung der VoIP-Sprachqualität:

  • Verwenden Sie eine dedizierte Leitung für die Übertragung von Voice-Daten, damit diese nicht durch sonstigen breitbandintensiven Datenverkehr, wie z.B. Streaming, gestört wird.
  • Aktivieren Sie in Ihrem Netzwerk „Quality of Service“ (QoS). Damit werden allen eingehenden und ausgehenden Sprachpakete priorisiert behandelt.
  • Optimieren Sie die verwendete Telefonie-Infrastruktur: Überprüfen Sie LAN-Verkabelungen, die WLAN-Signalstärke, die Reichweite Ihrer DECT-Basis, die Mikrofon-Qualität Ihres SIP-Telefons oder das mobile Datennetz Ihres Smartphones.

Noch mehr Tipps und Infos finden Sie am yuutel Blog: Sprachqualität bei IP-Telefonie – so beheben Sie Probleme!

 

Welche Funktionen bietet VoIP Telefonie?

VoIP-Telefonie-Lösungen verfügen über eine große Zahl an Telefon-Funktionen, die die Kommunikation und das tägliche Geschäft von Unternehmen einfacher und effizienter gestalten. Bewährte Funktionen einer herkömmlichen ISDN-Telefonanlage, wie z.B. Telefonansagen, Sprachbox, Warteschleifen, Vermittlungsarbeitsplätze, die Anrufübernahme von Kolleg:innen oder Anrufe mit unterdrückter Rufnummer, sind weiterhin möglich.

Darüber hinaus lassen sich mit einer modernen VoIP-Telefonanlage bis zu 150 neue Funktionen realisieren, wie z.B.:

Effiziente Zusammenarbeit

  • Markierte Rufnummer per Klick anrufen (Click-to-Dial);
  • Eine Cloud-Telefonanlage bietet mehr als 150 intelligente Telefonie-FunktionenAnrufe per Klick aus Outlook oder CRM-Systemen starten;
  • Serielle oder parallele Ringrufe;
  • Voice-to-Mail & Voice-to-Fax;
  • Mail-to-Fax & Fax-to-Mail;
  • Chatten über den Telefonie-Client;
  • Call Recording.

 Hohe Erreichbarkeit

  • Anruflisten, Weiterleitungen, Ringrufe;
  • Rufbereitschaften;
  • Nachtschaltung;
  • GSM-Fallback (Weiterleitung des Anrufs auf SIM-Karte);
  • Paralleles Klingeln;
  • Gesprächsübernahme, z.B. von PC-Client auf Smartphone;
  • bei Anruf selbstgewählte Nummer mitschicken (CLIP-no-screening).

Professionelle Anrufsteuerung

  • Flexibles Routing;
  • individuelle Anrufverteilung;
  • Auswahlmenüs (IVR);
  • detaillierte Reportings;
  • umfangreiche Callcenter-Funktionen.

 

Welche Art von VoIP Telefonie Lösung ist die „richtige“ für mich?

Der Umstieg auf eine IP-basierte Telefonie-Lösung bedeutet eine größere Investition in die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens – diese sollte gut vorbereitet und nachhaltig sein!  Welche IP-basierte Telefonie-Lösung für Ihr Unternehmen am geeignetsten ist, hängt weniger von Größe oder Branche ab als von den Geschäftsprozessen, Ressourcen und Rahmenbedingungen in Ihrer Organisation.

Bevor Sie sich ausführlich von professionellen Anbietern zu VoIP-Lösungsvarianten beraten lassen, sollten Sie zu Beginn der Planungs- und Auswahlphase intern folgende Fragen klären:

Bereitstellung

  • Stehen im Unternehmen die notwendigen Ressourcen bzw. das Know-how für die Konfiguration und den Betrieb einer IP-Telefonanlage am Standort (On-Premises) zur Verfügung? Kann die laufende Wartung bei Bedarf ausgelagert werden?
  • Sollen die Telefonanlagen-Funktionen einer VoIP-Telefonanlage als Software von einem Anbieter bezogen werden, aber durch einen Drittanbieter in der Cloud gehostet (z.B. Amazon, Google) werden?
  • Benötigen Sie eine Cloud-Telefonanlage als gemanagtes Service (On-Demand), bei dem sich der Anbieter laufend um Betrieb, Wartung und Updates kümmert?
  • Ist eine eigenständige Telefonie-Software erwünscht, oder soll die Cloud-Telefonie in bestehende Systeme integriert werden (VoIP-Integration)? Sind bereits Unified Communications-Tools in Verwendung, z.B. Microsoft Teams?

Welche Bereitstellungsoption am besten für ein Unternehmen geeignet ist, hängt von den individuellen Anforderungen und Voraussetzungen ab. Machen Sie unseren kostenlosen Cloud-Telefonanlagen-Selbsttest und erfahren Sie in wenigen Minuten, welche VoIP- bzw. Cloud-Telefonie-Lösung am besten zu Ihrer Organisation passt!


Dimension und Skalierung

  • Wie viele Mitarbeiter:innen an allen Standorten telefonieren mit einer eigenen Nebenstelle (= Anzahl der Teilnehmer)?
  • Was ist die Maximalanzahl gleichzeitiger Telefonate?
  • Wohin und wie lange wird aktuell telefoniert (Zieldestinationen, Dauer etc.)? Fokus auf Inbound oder Outbound?
  • Sind Standort- oder Filialerweiterungen geplant?
     
Hohes Outbound-Volumen ins Ausland ist ein erheblicher Kostenfaktor! yuutel bietet spezielle Konditionen für viel genutzte Destinationen – fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach!

 

Kompatibilität

  • Gibt es eine bestehende Telefonanlage, die mittels SIP Trunk weiterverwendet werden soll?
  • Wie sieht das technische Setup je Arbeitsplatz aus (SIP-Tischtelefon, Softclient, Smartphone etc.?)
  • Sollen auch analoge Geräte wie Tischtelefone, Faxgeräte, Torsprechstellen bzw. DECT-Endgeräte mittels Telefonadapter (ATA) an die Cloud-Telefonie-Lösung angeschaltet werden?
  • Wird eine VoIP-Integration bzw. CRM-Anbindung benötigt?


 Funktionalitäten

  • Welche Telefonie-Funktionen werden benötigt? (z.B. Rufprofile, IVR-Menü, Click-2-Dial, Sprachbox oder weitere Funktionen)?
  • Werden Callcenter-Funktionen benötigt?
  • Welche Notfallszenarien müssen abgedeckt werden (z.B. Krisensituationen, Erreichbarkeit bei Stromausfällen?)

 

Kann ich mit meinem Handy über VoIP telefonieren?

Sofern Ihr Handy bzw. Smartphone über eine stabile Internetverbindung verfügt (WLAN oder 3G-Verbindung), können Sie ein Mobile Softphone Ihres Anbieters aus dem jeweiligen App-Shop (Android, iOS) herunterladen und auf Ihrem Mobiltelefon installieren.

Sie nutzen damit nicht nur die günstigen VoIP-Tarife, sondern können mittels Softphone auch von Ihrem Handy aus mit der gewohnten Festnetz-Büronummer inklusive Durchwahl telefonieren. Zusätzlich haben Sie Zugriff auf verschiedene Softphone-Funktionen, wie z.B. Präsenz-Management und Chat, und bleiben in gewohnte Kommunikationsabläufe eingebunden (z.B. Ringrufe, Weiterleitungen etc.).

Ist die Datenverbindung am Handy durch ein Funkloch oder ein schwaches WLAN-Signal schlecht, lassen sich Telefongespräche auch über das GSM-Handynetz führen. Dazu müssen Sie auf Ihrem Softphone die „GSM-Fallback“-Funktion („Automatisches Handover“) aktivieren.

 

Kann ich mit VoIP über den Computer telefonieren?

Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie über jedes internetfähige Endgerät telefonieren, d.h. Computer, Browser (WebRTC), Laptop, Tablet oder Smartphone. Ihr Anbieter stellt Ihnen dazu ein Desktop Softphone (Softclient) zur Installation auf Ihrem PC zur Verfügung.

Diese Software übernimmt sämtliche Funktionen eines Tischtelefons, die in einer Benutzeroberfläche am Bildschirm abgebildet werden, z.B. Wahlfelder (Dialpad). Damit können Sie die Telefonanlage direkt von Ihrem Bildschirm aus bedienen und z.B. Anrufe starten, annehmen, halten oder weitervermitteln. Die Sprache wird über Mikrofon und Lautsprecher des PCs oder über ein angeschlossenes Headset ein- und ausgegeben.

Für spezielle Callcenter-Funktionen (z.B. Vermittlungsarbeitsplatz, Reportings) bieten die meisten Anbieter ein eigenes „Callcenter Softphone“ an. Viele Contact-Center-Lösungen, wie z.B. Genesys Cloud CX, erlauben auch eine VoIP-Anbindung mittels SIP Trunk.

 

Brauche ich bei VoIP noch Tischapparate?

Bei einem IP-basiertem Telefonsystem benötigen Sie nicht zwingend ein physisches Tischtelefon. Die Telefonie ist auch über Softphones (Softclients) am PC oder Smartphone möglich. Möchten Sie einen oder mehrere Arbeitsplätze mit einem Tischapparat ausstatten, können Sie auf SIP-kompatible Geräte zurückgreifen. SIP- oder VoIP-Telefone sind herkömmlichen Telefonapparaten nachempfunden und werden an einen Router, nicht an eine klassische Telefonbuchse, angeschlossen.

Auch die Anbindung analoger Tischtelefone über Analog-Telefon-Adapter (ATA) oder von Schnurlostelefonen mittels DECT-Adapter ist möglich.

Eine Auswahl an praxiserprobten SIP-Telefonen samt Zubehör finden Sie auf unserer Endgeräte-Seite.

 

Kann ich mit VoIP Faxe versenden?

Auch im digitalen Zeitalter haben noch viele Unternehmen das Fax im Einsatz, da es im Gegensatz zur E-Mail rechtsverbindlich ist. Mit einer VoIP-Telefonie-Software können Sie Fax-Dokumente über den Computer per E-Mail versenden. Auch die Einbindung eines bestehenden, analogen Faxgerätes ist via Analog-Telefon-Adapter (ATA) möglich.

Mehr dazu lesen Sie am yuutel Blog: Faxe im Zeitalter von All-IP – so funktioniert's

 

Kann ich Türöffner, Alarmanlage & Co. in meine VoIP Telefonanlage einbinden?

Falls Sie analoge Geräte wie Fax, Türöffner, Gegensprechanlage, Alarmanlage, Frankiermaschine etc. in Ihr VoIP-Telefonsystem integrieren möchten, benötigen Sie einen sogenannten Analog-Telefon-Adapter (ATA).

Dabei handelt es sich um ein kleines Gerät, das das analoge Signal in ein digitales Signal umwandelt. Auf diese Weise können analoge Telefone, Faxgeräte oder Türöffner mit dem Voice-over-IP-(VoIP)-Netz verbunden werden. Der ATA, auch SIP Adapter genannt, verbindet das Netzwerkkabel Ihres Routers mit dem analogen Kabel Ihres zu integrierenden Türöffners etc. Die ATA-Box verfügt über mehrere Telefonanschlüsse und einen Ethernet-Port für die Internetverbindung.

Mehr zu modernen VoIP- und Cloud-Telefonie-Lösungen sowie deren Vorteilen und Grenzen lesen Sie auch im kostenlosen Whitepaper von yuutel:

Hier das Whitepaper 1x1 der Cloud-Telefonie von yuutel kostenlos herunterladen

 

Begriffe & Glossar

Action URL
Eine Action URL ist eine Funktion, mit der Befehle über einen Link an ein bestimmtes Gerät oder System verschickt werden können (HTTP/HTTPS GET Request). Das Action URL empfangende Gerät bzw. System führt diesen Befehl anschließend aus. Der Befehl sowie die IP-Adresse/URL des empfangenden Geräts oder Systems wird direkt in der Action URL eingetragen.

CSTA
Der Begriff „Computer Supported Telecommunications Applications“ (CSTA) bezeichnet einen Standard für die Kommunikation zwischen einer Telefonanlage und Computerprogrammen. CSTA bilden die Basis vieler Computer-Telefonie-Integrations-Lösungen (CTI) und Programmierschnittstellen wie z.B. TAPI, um per Mausklick aus einer Computeranwendung heraus ein Telefongespräch aufzubauen, ein Fax zu verschicken oder einen Telefonbuchdienst zu verknüpfen.


ISDN
ISDN bedeutet „Integrated Services Digital Network“ (auf Deutsch: „Integriertes Sprach- und Datennetz“) und beschreibt einen international gültigen Standard für digitale Übertragungs- und Vermittlungstechnik im Telekommunikationsnetz. Im Unterschied zur analogen Festnetztelefonie ermöglicht diese Übertragungsform die gleichzeitige Übermittlung von unterschiedlichen Telefonie- sowie Daten-Diensten.

IVR
Der Begriff „Interactive Voice Response“ (IVR) bezeichnet ein Sprachdialogsystem, das die automatisierte Abwicklung von Anrufen ermöglicht, z.B. Telefon-Auswahlmenüs mit Sprachauswahl oder die Menüführung per Tastendruck auf der Telefontastatur (DTMF). Anrufer:innen können ihr Anliegen mittels IVR-Menü selbst kategorisieren und werden gleich zur richtigen Abteilung bzw. zur richtigen Ansprechpartner/in weitergeleitet.

Ein klassisches Beispiel: „Wenn Sie Fragen zum Produkt haben, drücken Sie 1. Haben Sie Fragen zur Rechnung, drücken Sie 2.“

On-Demand
Bei der Voice-over-IP-Telefonie unterscheidet man zwischen zwei Lösungsvarianten: Die On-Demand-Lösung und die On-Premises-Lösung. Eine VoIP-Telefonanlage als On-Demand-Lösung wird auch als „Cloud-Telefonanlage“ oder „Hosted PBX“ bezeichnet. Die Telefonanlage mit allen Funktionen wird vom Unternehmen als Abo-Modell auf Lizenzbasis oder basierend auf der Anzahl der benötigten Sprachkanäle erworben. Die Telefonanlagen-Software wird vom Cloud-Telefonie-Anbieter gehostet und die Funktionalitäten dem Unternehmen in der Cloud bereitgestellt.

Unternehmen mit einer On-Demand-Lösung benötigen keine zusätzliche Hardware, da die Telefonie inkl. Anrufsteuerung über ein Softphone (Softclient) auf PC, Laptop, Tablet oder Smartphone erfolgt. Für Wartung, Updates und Sicherheit der Cloud-Telefonanlage sorgt der Anbieter. Das Unternehmen spart sich somit sämtliche zeitlichen wie monetären Aufwendungen dafür. Änderungen am System können in der Regel über einfach zu bedienende Web-Oberflächen getätigt werden.

On-Premises
Das Gegenstück zur On-Demand-Lösung: On-Premises (oder On-Prem) bezeichnet ein Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Software und bedeutet „in den eigenen Räumlichkeiten“ bzw. „vor Ort“. Bei einer On-Premises-VoIP-Lösung wird die Telefonanlagen-Software vom Unternehmen gekauft und entweder auf einem lokalen Server im Unternehmen oder bei einem Anbieter für Telefonanlagen-Hosting installiert. Es handelt sich also um eine lokal installierte, hardwarebasierte Telefonanlage.

Eine On-Premises-Lösung bedeutet für das Unternehmen die volle Kontrolle über die eigene Telefonanlage, aber auch die Verantwortung für den laufenden Betrieb, Wartung, Updates und Sicherheit. Der Betrieb einer physischen On-Premises-VoIP-Telefonanlage ist immer mit höheren Kosten und einem größeren Arbeitsaufwand für das Unternehmen verbunden als eine On-Demand-Lösung.

POTS
POTS steht für „Plain old telephone service“ und ist eine Bezeichnung für den analogen Telefondienst.

RTP
RTP („Real-Time Transport Protocol“) ist eines von mehreren Protokollen und dient zur Übertragung der Sprache (Audio, Video) in IP-Netzen. Es kann in einer verschlüsselten, abhörsicheren Variante aktiviert werden (SRTP; S = Secure).

SIP
Das „Session Initiation Protocol“ (SIP) dient zum Aufbau, der Steuerung und zum Abbau eines Anrufs über IP-Netze.

SIPS
SIPS steht für „Session Initiation Protocol Secure“ und ist die verschlüsselte, um eine Sicherheitsfunktionalität erweiterte Variante des SIP (Session Initiation Protocol), welches insbesondere bei der VoIP-Telefonie gemeinsam mit RTP zum Einsatz kommt. Über SIPS wird der Verbindungsaufbau zwischen einer Telefonanlage und einem IP-Client sicher und verschlüsselt durchgeführt. Unbefugte Dritte haben dadurch keinen Zugriff auf die Verbindung und können auch keine Anruf-Metadaten auslesen.

SIP-Telefon
SIP-Telefone sind für die SIP-Telefonie notwendige Telefontypen, die auf VoIP (Voice-over-IP)-Basis funktionieren und dazu auf das offene Protokoll Session Initiation Protocol (SIP) zurückgreifen, das mit vielen IP-Telefonanlagen mit SIP-Protokoll kompatibel ist.

Softphone
Beim Softphone oder Softclient handelt es sich um Software, die auf einem internetfähigen Gerät installiert wird und Funktionen für die VoIP-Telefonie bereitstellt. Die Anrufsteuerung wie z.B. Abheben, Anruf halten, Makeln zwischen mehreren Leitungen, DTMF-Tasteneingabe, auflegen, usw., die sonst über die Tasten eines Tischapparates durchgeführt wird, kann damit am Bildschirm eines PCs, Laptops oder Smartphones erfolgen.

TAPI
Die Abkürzung TAPI („Telephony Application Programming Interface“) bezeichnet eine Standard-Programmierschnittstelle für Telefonanwendungen, die 1993 von Microsoft© und Intel entwickelt wurde. Ein Softclient benötigt beispielsweise diese Schnittstelle. Über die TAPI lassen sich die wichtigsten Telefonie-Grundfunktionen, wie z.B. Rufaufbau, Abheben, Auflegen und Halten, realisieren.

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