IP-basierte Telefonsysteme bzw. Cloud-Telefonanlagen können Unternehmen auf verschiedene Art und Weise dabei helfen, Kosten einzusparen. Bereits 39 Prozent der Betriebe in Österreich haben auf eine VoIP- oder Cloud-Telefonie-Lösung umgesattelt – ein Drittel davon nennt als Hauptgrund für den Wechsel das Einsparungspotenzial bei den Telefonie-Kosten. Wir zeigen, warum sich ein Umstieg auch für Ihr Unternehmen finanziell lohnen kann.
Fakt ist: Ein IP-basiertes Cloud-Telefonsystem kann die bisherigen Telefoniekosten im Vergleich zu einer On-Premises ISDN-Telefonanlage dauerhaft um 40 bis 50 Prozent reduzieren. Hinzu kommen indirekte Kostenvorteile, wie beispielsweise eine gesteigerte Effizienz beim Arbeiten oder ein geschärfter Fokus auf umsatzgenerierende Aufgaben.
Wir zeigen in diesem Blogbeitrag, wie eine moderne Cloud-Telefonanlage Ihrem Unternehmen dabei hilft, Kosten zu sparen – direkt und indirekt.
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Das sind die 10 größten Kostenvorteile einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud:
1. Keine Telefonanlagen-Hardware notwendig
2. Keine teuren Wartungsverträge
3. Niedrige Einrichtungskosten
4. Weniger Aufwand für Ihre TK-/IT-Abteilung
5. Günstige Vernetzung von Unternehmensstandorten
6. Günstigere Tarife und Verbindungsentgelte
7. Sie bezahlen immer nur das, was Sie tatsächlich nutzen
8. VoIP-Integrationen in CRM-Systeme sparen Ressourcen
9. Flexibles Telefonieren & Arbeiten im Homeoffice
10. Kurze oder keine Bindungsfristen
1. Eine Cloud-Telefonie-Lösung kommt ohne Telefonanlagen-Hardware aus
Ihre Büroräumlichkeiten sind knapp bemessen und mit wenig Stauraum ausgestattet? Dann ist eine Cloud-Telefonanlage ideal für Ihr Unternehmen, denn hier wird das Telefonsystem zur Gänze im Rechenzentrum Ihres Anbieters gehostet und muss nicht stationär in Ihrer Firma aufgebaut werden.
Das bedeutet:
Sie benötigen keinen zusätzlichen Platz im Serverraum und damit auch keinen teuren Strom für Betrieb und Klimaanlage.
Sie müssen sich nicht um den Ersatz von defekten Serverkomponenten oder deren Erweiterung kümmern.
Sie müssen keine Tischapparate für Mitarbeiter:innen anschaffen (auf Wunsch sind SIP-Tischtelefone natürlich möglich!).
Ihr Team kann einfach vorhandene Computer, Laptops oder Smartphones zum Telefonieren verwenden.
Kostenvorteil:
Weniger Hardware ist gleich weniger Kosten! Mit einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud bleiben Unternehmen hohe Anfangsinvestitionen erspart. Zusätzlich werden interne Ressourcen geschont und laufende Aufwände für Betrieb und Wartung reduziert.
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2. Eine virtuelles Telefonsystem aus der Cloud spart teure Wartungsverträge
Vor-Ort-Telefonanlagen (On-Premises) werden meist mit sehr kostspieligen Wartungsverträgen verkauft, die ein Unternehmen langfristig an den Hersteller bzw. Händler binden (in der Regel zehn Jahre Mindestlaufzeit!). Ohne diese Wartungsverträge besteht für das Unternehmen keine Möglichkeit,
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aktuelle Sicherheits- oder Software-Updates zu implementieren,
-
oder Fehler und Probleme an den Support zu melden!
Kostenvorteil:
Ganz anders sieht es da bei einer Cloud-Telefonie-Lösung aus – da es vor Ort im eigenen Unternehmen keinerlei Telefonanlagen-Hardware gibt, muss auch nichts gewartet werden. Ihr Provider überwacht die in seinem Hochsicherheitsrechenzentrum gehostete Cloud-Telefonanlage, ergreift Maßnahmen zum Schutz vor höherer Gewalt oder Stromausfall und kümmert sich laufend um Updates und Erweiterungen – ohne zusätzliche Kosten.
3. Eine Cloud-Telefonanlage ist mit niedrigen Einrichtungskosten verbunden
Die erstmalige Einrichtung einer softwarebasierten Cloud-Telefonie-Lösung kommt besonders für kleine und mittlere Unternehmen ohne komplexe Anforderungen an ihre Telefonie sehr günstig:
Die Telefonie-Software wird im Rechenzentrum des Cloud-Telefonie-Anbieters gehostet und dem Unternehmen über die Cloud zur Verfügung gestellt (Software-as-a-Service).
Am Standort des Unternehmens gibt es daher keine TK-Hardware, die angeschafft oder gewartet werden muss.
Es kann die bestehende Internetleitung für die Telefonie genutzt werden, sofern diese über genug Bandbreite verfügt (mind. 100 kBit/s je Sprachkanal).
Die Telefonie-Software wird als Softclient (Softphone) auf dem PC oder Smartphone des Teilnehmers installiert – ein Tischtelefon ist nicht länger notwendig.
Kostenvorteil:
Die Telefonie-Software einer virtuellen Telefonanlage wird dem Unternehmen als Download zu Verfügung gestellt – in der Basisvariante braucht es keine weiteren Investitionen, um sofort lostelefonieren können. Ein Vorteil, der besonders KMUs und Start-ups zugutekommt!
4. Cloud-Telefonie bedeutet weniger Aufwand für Ihre TK-/IT-Abteilung
Während sich in großen Konzernen meist eigene Telekommunikations-Abteilungen um den laufenden Betrieb und die Wartung der Telefonanlage kümmern, wird dies in kleineren Unternehmen oft vom internen IT-Team „miterledigt“. Steigt der Arbeitsaufwand für das Telefonsystem, geraten diese Fachkräfte schnell unter Druck oder sehen sich gezwungen, andere Agenden auf ihrer Todo-Liste hintanzustellen.
Eine virtuelle Telefonanlage aus der Cloud entlastet Ihre TK-/IT-Abteilung, da sämtliche Telefonie-Funktionen als Software vom jeweiligen Cloud-Telefonie-Anbieter bereitgestellt werden. Die Telefon-Software wird im Rechenzentrum des Anbieters gehostet, welcher auch die komplette Administration sowie die laufenden Wartungsarbeiten für das Telefonsystem übernimmt. Regelmäßige Wartungs- und Feature-Updates werden automatisch und unterbrechungsfrei durch den Provider eingespielt.
Kostenvorteil:
Ihre TK-/IT-Abteilung kann sich wieder voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und wichtigere Tickets schneller abarbeiten.
Kann ich auch über meinen Webbrowser telefonieren?
Eine gute Cloud-Telefonanlage funktioniert nicht nur mit einem fest installierten Fatclient, sondern auch über einen Webclient im Browser.
Dank WebRTC-Technologie telefonieren alle Mitarbeiter:innen direkt über den Webbrowser, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Das erspart das zeitaufwändige Rollout von Softclients auf dutzenden Rechnern!
Christian RupitschSolutions Consultant
5. Virtuelle Telefonanlagen ermöglichen günstige Vernetzung von Standorten
Cloud-Telefonanlagen sind dezentral ausgerichtet, da alle User:innen (Nebenstellen) über das Internet miteinander verbunden werden – ganz egal, wo sich diese physisch befinden.
Damit können Cloud-Telefonie-Lösungen standortübergreifend und ortsunabhängig eingesetzt werden und eignen sich optimal für die Anbindung mehrerer Unternehmensstandorte oder Außenstellen (Filialfähigkeit).
Auch Mitarbeiter:innen im Homeoffice sowie Mobiltelefone lassen sich problemlos in die Telefonanlage integrieren.
Kostenvorteil:
Mit einer Cloud-Telefonanlage verwalten Sie alle Nebenstellen, Funktionen und Endgeräte zentral über den Webbrowser – filialübergreifend und ohne separate TK-Anlagen an jedem Standort.
Auch intern sparen Sie: Gespräche innerhalb des Unternehmens oder zwischen Filialen sind bei VoIP meist kostenlos.
6. VoIP bringt günstigere Tarife und Verbindungsentgelte
Cloud-Telefonanlagen basieren auf der Voice-over-IP (VoIP)-Technologie, d.h. die Sprachinformationen des Telefongesprächs werden als digitalisierte Datenpakete über das Internet übertragen. Dadurch kommen die Gesprächsgebühren bei VoIP wesentlich günstiger als bei der veralteten ISDN-Telefonie.
Auch bei VoIP lohnt es sich, die Tarife verschiedener Anbieter miteinander zu vergleichen. Folgendes sollten Sie dabei beachten:
Um welches Abrechnungsmodell handelt es sich?
Die meisten VoIP-Tarife sind minutenorientiert, viele Anbieter bieten aber auch Flatrate-Pakete an. Achten Sie bei Flatrates darauf, ob diese auf Gespräche innerhalb des Festnetzes bzw. innerhalb bestimmter Mobilfunknetze begrenzt sind und welche Zusatzkosten bei Überschreitung des gebuchten Kontingents anfallen!
Welche Taktung wird angeboten?
Unter „Taktung“ versteht man in der Telekommunikation die Aufteilung der abrechenbaren Verbindungsdauer in (Zeit-)Intervalle. Die gebräuchlichsten Intervalle sind 60/30 oder 30/30. Das bedeutet, dass Ihre Telefonate nicht sekundengenau abgerechnet werden, sondern Ihr Telefonanbieter auf das nächste volle Intervall aufrundet. Sie zahlen daher in Wahrheit etwas mehr bei jedem Telefonat. Ein 70 Sekunden langer Anruf, der mit 60/30-Taktung abgerechnet wird, kostet Sie demnach 1,5 Minuten anstatt 1 Minute und 10 Sekunden.
Gibt es Sonderkonditionen?
Viele VoIP-Anbieter wie yuutel bieten günstige Sondertarife für Zielländer im Ausland, in die viel telefoniert wird. Fragen Sie bei Ihrem Provider danach!
7. Mit einer Cloud-Telefonanlage bezahlen Sie immer nur das, was Sie tatsächlich nutzen
Eine cloudbasierte Telefonanlage zeichnet sich durch eine hohe und einfache Skalierbarkeit aus. Das bedeutet, dass Teilnehmer in einem Online-Admin-Portal mühelos mit wenigen Klicks hinzugefügt, verwaltet oder entfernt werden können.
Anders gesagt: Sie bezahlen immer nur so viele Teilnehmer bzw. Kanäle, wie Sie aktuell tatsächlich benötigen.
Kostenvorteil:
Unternehmen sind mit einer Telefonie-Lösung aus der Cloud viel agiler und können ihre Telefonie schnell und einfach an etwaiges Unternehmenswachstum oder eine Umstrukturierung anpassen. Besonders in einem dynamischen Marktumfeld bedeutet dies einen klaren Wettbewerbsvorteil!
8. VoIP-Integrationen in CRM- oder Business-Systeme sparen Ressourcen
Die VoIP-Technologie, bei der die Stimme über das Internet übertragen wird, lässt sich nicht nur in cloudbasierte Telefonsysteme, sondern auch in andere Software-Applikationen integrieren.
Durch VoIP-Integration wird es beispielsweise möglich, direkt in der Benutzeroberfläche eines Customer Relationship Management-Systems auf den Namen eines Kunden zu klicken, um diesen anzurufen. Umgekehrt können bei einem eingehenden Anruf automatisch die wichtigsten Kundendaten zu dieser Telefonnummer angezeigt werden.
Auch die Ordinationssoftware in Arztpraxen oder anderen Gesundheitseinrichtungen lässt sich über Schnittstellen (z.B. TAPI, Action URLs) mit einer cloudbasierten Telefonanlage verbinden. So sehen die Mitarbeiter:innen am Empfang sofort, wer anruft – und bekommen beim Abheben alle Patientendaten direkt am Bildschirm angezeigt.
Kostenvorteil:
Durch die Integration von VoIP in Ihr CRM-System profitieren sowohl Unternehmen als auch Kund:innen. Anrufer:innen erhalten schneller kompetente Unterstützung, da alle relevanten Informationen sofort verfügbar sind – ohne ihr Anliegen mehrfach erklären zu müssen. Für Mitarbeitende bedeutet das Zugriff auf zentral synchronisierte Kundendaten und effizientere Abläufe im gesamten Serviceprozess.
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9. Cloud-Telefonie eignet sich perfekt für ortsunabhängiges Telefonieren & Arbeiten im Homeoffice
Seit der Corona-Pandemie haben sich Homeoffice, Remote Work und hybride Arbeitsmodelle als neuer Standard etabliert.
Damit steigt auch der Anspruch, überall so telefonieren zu können, als säße man im Büro.
In der Praxis bedeutet das: Mitarbeitende möchten vom privaten Handy aus unter der gewohnten Büronummer erreichbar sein – inklusive persönlicher Durchwahl, Weiterleitungen und Einbindung in bestehende Kommunikationsabläufe wie Ringrufgruppen.
Kostenvorteil:
Eine Cloud-Telefonanlage macht Telefonie mobil – Ihre Mitarbeiter:innen können von überall und auf jedem Endgerät effizient arbeiten. Dabei bleiben gewohnte Rufnummern, Workflows und Prozesse vollständig erhalten – die ideale Grundlage für hybrides Arbeiten. So lassen sich langfristig sogar Büroarbeitsplätze und Meetingräume einsparen.
10. Cloud-Telefonanlagen haben kurze oder gar keine Bindungsfristen
Herkömmliche ISDN-Telekommunikationsanlagen bedeuten für Unternehmen nicht nur hohe Investitionskosten, sondern meist auch lange Vertragsbindungen von bis zu zehn Jahren. Bei einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud hingegen sind die Vertragslaufzeiten mit ein bis zwei Jahren wesentlich kürzer.
Viele Provider wie yuutel bieten Cloud-Telefonanlagen komplett ohne Bindung an, die Verträge sind dann monatlich kündbar.
Kostenvorteil:
Cloud-Telefonanlagen ohne Vertragsbindung bieten Unternehmen die größtmögliche Flexibilität punkto Telefonie-System. Sehr rasch und risikoarm kann so auf veränderte Strukturen oder aktuelle Entwicklungen reagiert oder der bisherige Cloud-Telefonie-Anbieter zügig gewechselt werden.