Bessere Erreichbarkeit am Telefon: 7 schnelle Tipps

Die Kundenhotline ist nach wie vor einer der wichtigsten Kanäle im direkten Kundenkontakt. 0800-Nummern werden von den Kunden lieber angerufen als Festnetz- oder Handynummern, das belegen auch Studien.

Warum das so ist? Ganz einfach: Der Anruf auf eine 0800-Nummer ist immer kostenlos, weil das dahinterstehende Unternehmen die kompletten Telefonkosten übernimmt. Kunden können sich daher auch immer einer gewissen Serviceorientierung seitens des Unternehmens sicher sein.

Guter Service bedeutet nicht nur, eine kundenfreundliche Telefonnummer anzubieten. Es braucht natürlich auch freundliche, kompetente Servicemitarbeiter dahinter sowie die richtigen Konzepte und Technologien, um optimal für Kunden erreichbar zu sein. Sogenannte Servicerufnummern, wie die 0800-Nummer, bringen alle Voraussetzungen mit, um den telefonischen Kundenkontakt besonders effizient und flexibel zu gestalten – und das Wichtigste: besonders angenehm für Ihre Anrufer:innen.

Wir beraten täglich unsere Kund:innen und all jene, die es noch werden wollen, rund um das Thema Servicerufnummern. Unsere besten Tipps verraten wir Ihnen in diesem Blogartikel!

Mit Ihren eigenen Kosten fängt es an – Ziel ist es, ihren Kunden optimalen Telefonsupport zu bieten, ohne sich dabei selbst zu sehr finanziell zu belasten. Überprüfen Sie anhand Ihrer Telefonrechnung, wie viele Minuten in Ihrem Unternehmen pro Monat telefoniert werden. Anhand dieser Kennzahl können Sie das passende Tarifpaket für Ihre Servicerufnummer wählen.

Erfahrungsgemäß kommen in Österreich rund 80 % der Anrufe auf eine 0800-Servicerufnummer aus den Mobilnetzen. Beachten Sie dies bei der Auswahl Ihres Tarifs: Minuten, die Ihr Paket übersteigen, sind aus den Mobilnetzen teurer.

Überlegen Sie sich ein vernünftiges Erreichbarkeitskonzept, damit eine optimale Verfügbarkeit für Ihre Kunden besteht. Was soll mit Anrufen außerhalb Ihrer Öffnungszeiten passieren? Was soll mit Anrufen geschehen, die Ihre primäre Zielrufnummer nicht erreichen, weil diese z.B. gerade belegt ist? Wie gehen Sie mit Anrufen aus dem Ausland um?

Je intensiver Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzten, desto professioneller wird Ihre Erreichbarkeit. Denn: Lange Wartezeiten oder Nicht-Erreichbarkeit am Telefon sind für Kunden ein absolutes No-Go!

Verschiedene Routing-Möglichkeiten sichern die telefonische Erreichbarkeit Ihres Unternehmens und ermöglichen Ihnen Flexibilität.

Verwenden Sie Ansagebänder vor dem Verbindungsaufbau, innerhalb einer Warteschleife und außerhalb der Öffnungszeiten, um Professionalität zu vermitteln. Schweigen ist in diesem Fall nicht Gold! Schließlich sind Telefonansagen oft der erste Kontakt zu (potenziellen) Kunden.

Wir bieten auf Ihren Bedarf zugeschnittene, professionelle Telefonansagen bereits ab sehr günstigen Preisen an – bei Interesse kontaktieren Sie uns!

Platzieren Sie Ihre 0800-Servicerufnummer in all Ihren Werbekanälen an prominenter Stelle, damit die Nummer im Bewusstsein Ihrer (potenziellen) Kunden bleibt: Website, Print, Visitenkarten, E-Mail-Signatur, Briefpapier, Schaufenster, Plakate, TV, Radio, Social Media, Firmenautos ... Und weisen Sie unbedingt darauf hin, dass die Nummer gratis angerufen werden kann (z.B. kostenlos aus Österreich)! 

Vergewissern Sie sich, dass nach außen nur diese eine Rufnummer kommuniziert wird. Zu viele unterschiedliche Telefonnummern vermitteln ein unprofessionelles Bild Ihres Unternehmens. Sie haben auch bei 0800-Nummern die Möglichkeit, interne Durchwahlen und automatische Weiterleitungen einzurichten!

Bedenken Sie, dass die weitergeleiteten Anrufe von Ihrer 0800-Nummer auf Mobiltelefonnummern immer teurer sind als jene auf einen Festnetzanschluss. Überlegen Sie sich daher die Anschaffung eines Festnetzanschlusses, falls nicht bereits vorhanden.

Mit moderner VoIP-Technologie können Sie hier auch problemlos Smartphones integrieren und sind insgesamt günstiger dran.

Nutzen Sie die Statistiken im Serviceportal Ihres Telefonanbieters (z.B. zu Anrufzeiten, Herkunft der Anrufer:innen, verlorenen Anrufe, etc.) für die Erfolgsmessung und Optimierung Ihres telefonischen Kundenservice.

Wir wünschen viel Erfolg mit Ihrer 0800-Servicerufnummer und Ihrem telefonischen Kundensupport!