Bessere Erreichbarkeit am Telefon: 7 schnelle Tipps

Mit einer Gratis-Kontaktnummer bei den Kunden punkten

Die Kundenhotline ist nach wie vor einer der wichtigsten Kanäle im direkten Kundenkontakt. 0800-Nummern werden von den Kunden lieber angerufen als Festnetz- oder Handynummern, das belegen auch Studien.

Warum das so ist? Ganz einfach: Der Anruf auf eine 0800-Nummer ist immer kostenlos, weil das dahinterstehende Unternehmen die kompletten Telefonkosten übernimmt. Kunden können sich daher auch immer einer gewissen Serviceorientierung seitens des Unternehmens sicher sein.

Für die Unternehmen rechnet sich diese kundenfreundliche Einstellung, wie wir bereits in einem anderen Blogartikel ausführlich beschrieben haben: Wie 0800 Servicerufnummern Unternehmen erfolgreicher machen.

Guter telefonischer Kundenservice braucht ein Konzept

Guter Service bedeutet nicht nur, eine kundenfreundliche Telefonnummer anzubieten. Es braucht natürlich auch freundliche, kompetente Servicemitarbeiter dahinter sowie die richtigen Konzepte und Technologien, um optimal für Kunden erreichbar zu sein. Sogenannte Servicerufnummern, wie die 0800-Nummer, bringen alle Voraussetzungen mit, um den telefonischen Kundenkontakt besonders effizient und flexibel zu gestalten – und das Wichtigste: besonders angenehm für Ihre Anrufer:innen.

Wir beraten täglich unsere Kund:innen und all jene, die es noch werden wollen, rund um das Thema Servicerufnummern. Unsere besten Tipps verraten wir Ihnen in diesem Blogartikel!

Die 7 besten Tipps & Tricks für die optimale Erreichbarkeit am Telefon

1. Den richtigen Telefontarif wählen

Mit Ihren eigenen Kosten fängt es an – Ziel ist es, ihren Kunden optimalen Telefonsupport zu bieten, ohne sich dabei selbst zu sehr finanziell zu belasten. Überprüfen Sie anhand Ihrer Telefonrechnung, wie viele Minuten in Ihrem Unternehmen pro Monat telefoniert werden. Anhand dieser Kennzahl können Sie das passende Tarifpaket für Ihre Servicerufnummer wählen.

Erfahrungsgemäß kommen in Österreich rund 80 % der Anrufe auf eine 0800-Servicerufnummer aus den Mobilnetzen. Beachten Sie dies bei der Auswahl Ihres Tarifs: Minuten, die Ihr Paket übersteigen, sind aus den Mobilnetzen teurer.

Lesen Sie dazu auch: So können Unternehmen mit einer Cloud-Telefonanlage Kosten sparen

2. Ein gutes Erreichbarkeitskonzept erstellen

Überlegen Sie sich ein vernünftiges Erreichbarkeitskonzept, damit eine optimale Verfügbarkeit für Ihre Kunden besteht. Was soll mit Anrufen außerhalb Ihrer Öffnungszeiten passieren? Was soll mit Anrufen geschehen, die Ihre primäre Zielrufnummer nicht erreichen, weil diese z.B. gerade belegt ist? Wie gehen Sie mit Anrufen aus dem Ausland um?

Je intensiver Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzten, desto professioneller wird Ihre Erreichbarkeit. Denn: Lange Wartezeiten oder Nicht-Erreichbarkeit am Telefon sind für Kunden ein absolutes No-Go!

Verschiedene Routing-Möglichkeiten sichern die telefonische Erreichbarkeit Ihres Unternehmens und ermöglichen Ihnen Flexibilität.

Sie bieten Ihre Produkte oder Dienstleistungen international an? Dann lesen Sie auch unbedingt diesen Blogartikel: Internationale Rufnummern: 4 Dinge, die es zu beachten gilt

3. Professionelle Telefonansagen verwenden

Verwenden Sie Ansagebänder vor dem Verbindungsaufbau, innerhalb einer Warteschleife und außerhalb der Öffnungszeiten, um Professionalität zu vermitteln. Schweigen ist in diesem Fall nicht Gold! Schließlich sind Telefonansagen oft der erste Kontakt zu (potenziellen) Kunden.

Wir bieten auf Ihren Bedarf zugeschnittene, professionelle Telefonansagen bereits ab sehr günstigen Preisen an – bei Interesse kontaktieren Sie uns!

Laden Sie sich auch gerne unsere kostenlose Checkliste für perfekte Telefonansagen herunter.

4. Ihre 0800-Servicerufnummer prominent platzieren

Platzieren Sie Ihre 0800-Servicerufnummer in all Ihren Werbekanälen an prominenter Stelle, damit die Nummer im Bewusstsein Ihrer (potenziellen) Kunden bleibt: Website, Print, Visitenkarten, E-Mail-Signatur, Briefpapier, Schaufenster, Plakate, TV, Radio, Social Media, Firmenautos ... Und weisen Sie unbedingt darauf hin, dass die Nummer gratis angerufen werden kann (z.B. kostenlos aus Österreich)! 

Die D.A.S Rechtsschutz macht den Kontakt für Kunden einfach. Die Gratis-Hotline ist prominent auf der Website platziert und somit sofort griffbereit. (Screenshot: yuutel)

In diesem Blogartikel haben wir weitere Tipps gesammelt, wie Sie Ihre Telefonnummer idealerweise auf der Website einbinden: Muss ich meine Telefonnummer auf meiner Website angeben?

5. Nur eine Telefonnummer kommunizieren

Vergewissern Sie sich, dass nach außen nur diese eine Rufnummer kommuniziert wird. Zu viele unterschiedliche Telefonnummern vermitteln ein unprofessionelles Bild Ihres Unternehmens. Sie haben auch bei 0800-Nummern die Möglichkeit, interne Durchwahlen und automatische Weiterleitungen einzurichten!

6. Festnetz nicht abschreiben

Bedenken Sie, dass die weitergeleiteten Anrufe von Ihrer 0800-Nummer auf Mobiltelefonnummern immer teurer sind als jene auf einen Festnetzanschluss. Überlegen Sie sich daher die Anschaffung eines Festnetzanschlusses, falls nicht bereits vorhanden.

Mit moderner VoIP-Technologie können Sie hier auch problemlos Smartphones integrieren und sind insgesamt günstiger dran.

7. Anrufverhalten evaluieren

Nutzen Sie die Statistiken im Serviceportal Ihres Telefonanbieters (z.B. zu Anrufzeiten, Herkunft der Anrufer:innen, verlorenen Anrufe, etc.) für die Erfolgsmessung und Optimierung Ihres telefonischen Kundenservice.

Wir wünschen viel Erfolg mit Ihrer 0800-Servicerufnummer und Ihrem telefonischen Kundensupport!

Bei allen Fragen zu Ihrer Servicerufnummer beraten wir Sie gerne persönlich und unverbindlich. 0800-Nummern für Österreich und den D-A-CH-Raum können Sie einfach und schnell im yuutel Online-Shop kaufen.

Lesen Sie dazu auch dieses Interview eines zufriedenen Kunden: Wie die E-Commerce-Rakete Niceshops mit Service-Hotlines mehr Umsatz macht!

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Wie Sie mit Top-Kundenservice am Telefon und dem Einsatz von Servicerufnummern überzeugen, lesen Sie auch in unserem kostenlosen 10-Schritte-Leitfaden: