Was ist VoIP Telefonie? 
Der komplette VoIP-Guide 2025

Alles, was Sie 2025 über moderne VoIP-Telefonie wissen sollten, haben wir hier für Sie kompakt zusammengefasst.

IP-Telefonie oder Voice-over-IP-Telefonie (VoIP), auch Internet-Telefonie genannt, verzichtet auf das herkömmliche ISDN-Telefonnetz und nutzt für die Übertragung der Sprachsignale das Internetprotokoll (IP) sowie weitere Protokolle, wie beispielsweise SIP zum Anrufaufbau und -abbau oder RTP zur Übertragung der Sprache.

Bei VoIP wird die Sprache bzw. „das Telefongespräch“ in einzelne Datenpakete zerlegt und über das Internet verschickt. Sind die Daten am Zielort bzw. der gewünschten IP-Adresse des Empfängergerätes angekommen, werden sie wieder in analoge Signale umgewandelt und dadurch in für das menschliche Ohr hörbare Sprache übersetzt.

Eine VoIP-Telefonanlage benötigt keinen klassischen POTS- oder ISDN-Telefonanschluss mehr, da die Gespräche über die Internetverbindung bzw. Datenleitung geführt werden. 

Die analogen Sprachsignale werden zunächst digitalisiert, in kleine Datenpakete umgewandelt und über ein Datennetz übermittelt. Beim Empfänger werden die Datenpakete dann wieder in analoge, für den Menschen hörbare Signale umgewandelt. Ein verkabelter ISDN-Festnetzanschluss am Firmenstandort ist nicht mehr notwendig.

Der Telefonanlagenserver kann entweder vor Ort in den Büroräumlichkeiten des Unternehmens stehen (On-Premises) oder vom Unternehmen in ein externes Rechenzentrum ausgelagert werden. Im Falle einer Cloud-Telefonanlage (On-Demand) wird die Telefonanlage auf den Servern des Anbieters gehostet und dem Unternehmen über die Cloud als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung gestellt.

Grundsätzlich haben die ISDN- und die VoIP-Technologie das gleiche Ziel: die Übermittlung von Sprache.

Bei einem ISDN-Basisanschluss (BRI) stehen zwei Sprachkanäle zur Verfügung, was maximal zwei Gespräche gleichzeitig ermöglicht. Werden mehr Sprachkanäle benötigt, können mehrere Basisanschlüsse zusammengeschaltet werden. Ein Multianschluss (PRI) stellt grundsätzlich 30 Kanäle zur Verfügung. Auch PRI-Anschlüsse können zusammengeschaltet werden, um die Kapazität weiter zu erhöhen. 

Ein VoIP-Anschluss ermöglicht prinzipiell eine unbeschränkte Anzahl an Gesprächskanälen – Obergrenze ist die Leitungsbandbreite – und kombiniert Festnetz- und Mobilnetztechnologie. Darüber hinaus benötigen Sie bei VoIP kaum Hardware und können flexibel von PC, Tablet oder Smartphone unter Ihrer Büronummer telefonieren.

Viele Unternehmen erwägen einen Umstieg auf VoIP-Telefonie bzw. eine Cloud-Telefonanlage, möchten aber aus Kostengründen ihre bestehende Telefonanlage nicht sofort tauschen. Ist Ihre vorhandene Telefonanlage SIP-fähig, können Sie diese mithilfe von SIP Trunking an das All-IP-Netz anbinden und so über VoIP telefonieren.

Da Sie mit Voice-over-IP über das Internet telefonieren, ist die wichtigste Voraussetzung ist ein leistungsstarker Internetanschluss. Als allgemeiner Richtwert gilt, dass für eine gute Sprachqualität pro VoIP-Gespräch bzw. Leitung mindestens 100 kBit/s im Up- und Download benötigt werden. Es empfiehlt sich, als Sicherheitspuffer 120 kBit/s (pro gleichzeitigem Sprachkanal) zu reservieren.

Die benötigte Bandbreite hängt von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter:innen sowie der Anzahl der gleichzeitig geführten Telefongespräche im Unternehmen ab.

Zur Orientierung: Sie können mit einem 1 MBit/s-Anschluss zehn gleichzeitige Anrufe tätigen. Berücksichtigen Sie zusätzlich die benötigte Bandbreite für andere Online-Anwendungen, wie z.B. Filesharing, Videokonferenzen oder Streaming.

Ja, mittels bewährter Standard-Schnittstellen wie TAPI oder moderner Lösungen, wie zum Beispiel CSTA und Action URLs, lässt sich die IP-basierte Telefonie an Drittsoftware anbinden.

Mit einer VoIP-Integration können Unternehmen die Daten aus ihren CRM-, Kollaborations- und ERP-Systemen automatisiert mit der Telefonanlage verknüpfen (z.B. Kundendaten eines Anrufers anzeigen, Kunden per Klick anrufen etc.).

Mit einem professionellen VoIP-Anbieter und einer angepassten Infrastruktur kann mit VoIP-Telefonie eine sehr hohe Sprachqualität erreicht werden. Ein guter Anbieter hilft Ihnen, mögliche Störfaktoren gleich zu Beginn aus dem Weg zu räumen.

Die häufigste Ursache von Qualitätseinbußen bei der Sprachübertragung liegt im Netzwerk des Nutzers.

Ein stabiler und leistungsstarker Breitband-Internetanschluss ist daher eine wichtige Voraussetzung für hohe Datenübertragungsraten. Bei einem VoIP-Telefonat werden mindestens 100 kbit/Sekunde übertragen. Auf einer Leitung mit 1 Mbit lassen sich also zehn gleichzeitige Gespräche führen.

Das entscheidende Qualitätskriterium ist aber der verwendete Sprachcodec, welcher die Sprachpakete codiert und decodiert. Im klassischen ISDN-Netz ist primär der G.711 Codec im Einsatz, der auch bei VoIP als Standard genutzt wird. In den letzten Jahren haben sich im Bereich der IP-Telefonie auch andere Codecs etabliert, etwa der Opus Codec in WLAN- oder LTE-Netzen, sowie der G.722 Codec für die HD-Telefonie. Diese moderneren Codecs zeichnen sich durch eine verbesserte Klangqualität aus.

Moderne VoIP-Telefonie-Lösungen vereinen eine Fülle an Funktionen, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern und die Unternehmenskommunikation optimieren. Dabei stehen bewährte ISDN-Funktionen wie Telefonansagen, Sprachbox, Warteschleifen, Vermittlungsarbeitsplätze, Kollegenanrufübernahme oder anonyme Anrufe weiterhin zur Verfügung – nur smarter und flexibler als zuvor.

Darüber hinaus lassen sich mit einer modernen VoIP-Telefonanlage bis zu 150 neue Funktionen realisieren, wie zum Beispiel:

Der Umstieg auf eine IP-basierte Telefonie-Lösung ist mehr als nur ein Technikwechsel – er ist eine Investition in die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Damit diese sich langfristig lohnt, sollte der Schritt gut vorbereitet und nachhaltig geplant sein.

Welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt nicht allein von Größe oder Branche ab, sondern vor allem von Ihren Geschäftsprozessen, Ressourcen und betrieblichen Rahmenbedingungen.

Bevor Sie sich von professionellen Anbieter:innen zu den verschiedenen VoIP-Lösungsvarianten beraten lassen, empfiehlt es sich, bereits intern folgende Fragen zu klären:

Verfügt Ihr Smartphone über eine stabile Internetverbindung (WLAN oder mobile Daten), können Sie das Mobile Softphone Ihres Anbieters ganz einfach aus dem App Store oder Google Play Store herunterladen und installieren.

Damit nutzen Sie nicht nur günstige VoIP-Tarife, sondern telefonieren auch unter Ihrer gewohnten Festnetznummer mit Durchwahl – direkt über Ihr Handy. Zusätzlich stehen Ihnen zahlreiche Komfortfunktionen wie Präsenz-Management, Chat, Weiterleitungen oder Ringrufe zur Verfügung. So bleiben Sie auch unterwegs nahtlos in Ihre gewohnten Kommunikationsabläufe eingebunden.

Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie über jedes internetfähige Endgerät telefonieren – egal ob Computer, Browser (WebRTC), Laptop, Tablet oder Smartphone. Für den Einsatz am PC stellt Ihnen Ihr Anbieter ein Desktop-Softphone (Softclient) zur Verfügung, das Sie einfach installieren können.

Diese Software bildet die Funktionen eines Tischtelefons übersichtlich auf dem Bildschirm ab – inklusive Wahltasten (Dialpad) und Bedienelementen zum Annehmen, Halten oder Weiterleiten von Anrufen. Die Sprachübertragung erfolgt über das Mikrofon und die Lautsprecher Ihres PCs oder ein angeschlossenes Headset – für professionelle Kommunikation direkt vom Arbeitsplatz aus.

Bei einem IP-basiertem Telefonsystem benötigen Sie nicht zwingend ein physisches Tischtelefon. Die Telefonie ist auch über Softphones (Softclients) am PC oder Smartphone möglich.

Möchten Sie einen oder mehrere Arbeitsplätze mit einem Tischapparat ausstatten, können Sie auf SIP-kompatible Geräte zurückgreifen. SIP- oder VoIP-Telefone sind herkömmlichen Telefonapparaten nachempfunden und werden an einen Router, nicht an eine klassische Telefonbuchse, angeschlossen.

Auch im digitalen Zeitalter haben noch viele Unternehmen das Fax im Einsatz, da es im Gegensatz zur E-Mail rechtsverbindlich ist. Mit einer VoIP-Telefonie-Software können Sie Fax-Dokumente über den Computer per E-Mail versenden. Auch die Einbindung eines bestehenden, analogen Faxgerätes ist via Analog-Telefon-Adapter (ATA) möglich.

Wenn Sie analoge Geräte wie Fax, Türsprechanlage, Alarmanlage oder Frankiermaschine in Ihr VoIP-Telefonsystem integrieren möchten, benötigen Sie einen sogenannten Analog-Telefon-Adapter (ATA).

Dieser kleine Adapter wandelt analoge Signale in digitale um und ermöglicht so die Anbindung klassischer Geräte an das Voice-over-IP-(VoIP)-Netz. Der ATA – auch SIP-Adapter genannt – verbindet das Netzwerkkabel Ihres Routers mit dem analogen Anschluss des jeweiligen Geräts. Die Box verfügt in der Regel über mehrere Telefonanschlüsse sowie einen Ethernet-Port für die Internetverbindung.