6 Telefonansagen, die jedes Unternehmen braucht

Welche Telefonansagen Ihr Unternehmen braucht, hängt immer von den Wünschen und Bedürfnissen Ihrer Kundinnen und Kunden ab. Überlegen Sie sich bei jedem Anlass, welche Informationen Ihr Kunde zu diesem Zeitpunkt wissen möchte und formulieren Sie diese zu einer klaren Ansage.

Das wichtigste Credo: Den Kunden in den Mittelpunkt stellen.

Bin ich da richtig? Diese Frage wird oft gestellt, wenn Anrufer:innen nicht
100 % sicher sind, ob die Telefonnummer auch wirklich stimmt. Mit einer aussagekräftigen Begrüßung können Sie einen Irrtum vorwegnehmen und den Anrufer:innen gleich zu Beginn ein gutes Gefühl geben. Stellen Sie Ihr Unternehmen mit Namen und Slogan vor und machen Sie dem Anrufer in wenigen Worten klar, was ihn erwartet.

... der Gute-Laune-Killer unter den Telefonansagen. Doch Sie müssen Ihre Kunden nicht mit schlechter Musik und leeren Versprechungen vertreiben!

Wählen Sie passende Wartemusik in ausgezeichneter Qualität und versorgen Sie Ihre Anrufer mit wichtigen Informationen. Diese Loops können Fakten über das Unternehmen, alternative Kontaktmöglichkeiten oder eine Erklärung für die längere Wartezeit beinhalten. Wenn Sie ein ACD-System verwenden, können Sie den Anrufer:innen auch ihre Reihung in der Warteschleife durchgeben, damit diese einschätzen können, wie lange sie noch warten müssen.

Auch wenn Sie gerade nicht erreichbar sind, können Sie mit Hilfe einer Telefonansage mit Ihren Anrufer:innen in Kontakt treten. Geben Sie Ihre Geschäftszeiten durch und teilen Sie mit, ob sich Ihre Kund:innen selbst noch einmal melden sollen oder ob Sie nach Hinterlassen der Kontaktdaten auf der Sprachbox zurückrufen (Rückrufservice).

Wenn gerade niemand ans Telefon gehen kann, muss das für Anrufer nicht frustrierend sein. Eine sympathische Ansage erklärt, dass alle Leitungen belegt sind, und bietet sofort eine Alternative: etwa die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen. Kombiniert mit dem Versprechen eines zeitnahen Rückrufs zeigen Sie Verlässlichkeit und bleiben erreichbar – auch dann, wenn es einmal hektisch wird.

Technische Störungen lassen sich nicht immer vermeiden – doch für Anrufer:innen gibt es kaum etwas Frustrierenderes, als wenn plötzlich gar nichts mehr funktioniert.

In einer solchen Situation sollten Sie Ihre Kund:innen nicht im Dunkeln lassen! Mit einer klaren Störungsansage zeigen Sie, dass Sie das Problem ernst nehmen. Informieren Sie kurz und verständlich über die aktuelle Lage, bitten Sie um Verständnis und machen Sie deutlich, dass bereits an einer Lösung gearbeitet wird. So behalten Ihre Kund:innen Vertrauen – auch dann, wenn gerade nichts nach Plan läuft.

Ein gut strukturiertes Auswahlmenü spart Zeit und Nerven – für Ihr Team genauso wie für Ihre Kund:innen. Anrufer:innen landen direkt bei der richtigen Ansprechperson oder in der gewünschten Abteilung, ohne unnötige Umwege.

Platzieren Sie das Menü am besten direkt nach der Begrüßung: Mit einem Tastendruck oder per Sprachbefehl wählen Anrufer aus maximal drei bis vier klar formulierten Optionen. Weniger ist hier wirklich mehr – denn zu viele Auswahlmöglichkeiten führen schnell zu Verwirrung, Fehlbedienungen und Frust.

Ob Begrüßung, Warteschleife oder Störungsfall – professionelle Ansagen vermitteln Sicherheit, schaffen Vertrauen und sorgen für ein positives Kundenerlebnis. Wer alle sechs Ansage-Typen gezielt einsetzt, zeigt: Dieses Unternehmen ist erreichbar, organisiert und serviceorientiert – auch dann, wenn gerade niemand persönlich ans Telefon gehen kann.